Zugriff auf Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung
Der BFH hat entschieden, dass das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung auf Einzelaufzeichnungen eines PC-gestützten Kassensystems zugreifen darf, auch wenn eine Einzelaufzeichnungspflicht ohne den Einsatz des entsprechenden Kassensystems nicht gegeben wäre.
Im Streitfall ging es um eine Apothekerin, die ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Kassensystem einsetzte. Das Kassensystem erfasste auch Einzeldaten der Warenverkäufe in elektronisch verwertbarer Form. Bei einer Betriebsprüfung stellte die Apothekerin dem Prüfer eine CD mit den Daten des Kassensystems zur Verfügung. Die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe hatte sie jedoch entfernt und legte sie auf Anforderung auch nicht vor. Sie sei nicht zu einer Einzelaufzeichnung der Kasseneinnahmen verpflichtet. Dabei berief sich dabei auf ein Urteil des BFH aus den 1960er Jahren.
Während das Finanzgericht dieser Auffassung beipflichtete, gab der BFH der Finanzverwaltung Recht. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verpflichteten Einzelhändler, wie z.B. Apotheker, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Verwende der Unternehmer eine Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichne und speichere, so sei die Einzelaufzeichnung der Einnahmen auch zumutbar. Diese Daten würden dann auch der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Im Rahmen einer Außenprüfung habe die Finanzverwaltung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.
Hinweis: Auch hinsichtlich der neuen GoBD wird durch das Urteil des BFH deutlich, dass alle elektronischen Belege mit steuerlicher Relevanz in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden müssen. Steuerpflichtige mit einer Vielzahl von Bargeschäften können sich nur dann auf die Unzumutbarkeit der Führung von Einzelaufzeichnungen berufen, wenn die eingesetzten Systeme eine Einzelaufzeichnung tatsächlich unzumutbar machen, z.B. wenn die Bareinnahmen lediglich in eine Handkasse eingelegt und am Tagesende per Kassensturz ermittelt und händisch in das Kassenbuch eingetragen werden. Der BFH stellt jedoch auch klar, dass dieses Urteil nicht bedeutet, dass die Einnahmen auch einzeln gebucht werden müssen. Im Kassenbuch können die Tageseinnahmen weiterhin in einer Summe erfasst und gebucht werden. Speichert das Kassensystem jedoch die einzelnen Einnahmen, so dürfen diese nicht gelöscht werden. Sie müssen entsprechend elektronisch für eine mögliche Außenprüfung vorgehalten werden.