Alle Jahre wieder - Die steuerliche Behandlung von Geschenken

Das Jahr 2017 neigt sich allmählich dem Ende zu. Die Vorweihnachtszeit und damit auch die Zeit der Weihnachtsfeiern und Geschenke steht vor der Tür. Möchte man seinen Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern für die erfolgreiche Zusammenarbeit im ausklingenden Jahr eine kleine Freude bereiten, darf man die steuerlichen Aspekte nicht aus den Augen lassen. Wir geben Ihnen im Folgenden einen kleinen Überblick über die steuerliche Behandlung von Geschenken und Betriebsveranstaltungen.

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner

Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner führen bei den Empfängern, sofern es sich dabei um Unternehmer oder Freiberufler handelt, grundsätzlich zu Betriebseinnahmen. Der Empfänger des Geschenkes wäre also dazu verpflichtet, den gemeinen Wert des Geschenkes im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Betriebseinnahme zu versteuern. Hierdurch bekommt natürlich jedes noch so herzlich gemeinte Geschenk einen faden Beigeschmack.

Pauschalierung der Einkommensteuer durch den Schenker

Damit der Beschenkte sich auch gänzlich über das Präsent freuen kann, besteht für den Schenker die Möglichkeit, die Einkommensteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 30 % abzugelten. Macht der Schenker von dieser Möglichkeit Gebrauch, muss der Beschenkte diese nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung angeben. Die Wahl zur Pauschalbesteuerung kann der Schenker nur einheitlich für alle Sachzuwendungen, die innerhalb eines Kalenderjahres getätigt werden, treffen. Die Möglichkeit, dass die Zuwendung an Geschäftsfreund A der Pauschalversteuerung unterworfen wird und gleichzeitig für die Zuwendung an Geschäftsfreund B auf die Pauschalierung verzichtet wird, besteht nicht. Damit der Beschenkte die Sachzuwendung auch tatsächlich nicht in seiner Einkommensteuererklärung angeben muss, hat der Schenker ihn über die Anwendung der Pauschalversteuerung zu unterrichten. Daher sollte dem Präsent auch noch ein entsprechendes Schreiben beigefügt werden, welches der Beschenkte im Falle einer Betriebsprüfung vorlegen kann. Eine Nachsendung auf dem Postweg ist natürlich möglich. Eine Pauschalversteuerung der Sachzuwendungen kann nicht vorgenommen werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger oder die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 € übersteigen. Berechnungsgrundlage für die pauschale Steuer ist der Bruttobetrag der Zuwendung (Aufwendungen des Schenkers zuzüglich der Umsatzsteuer).

Gänzlich steuerfrei können Sachzuwendungen, deren Anschaffungskosten 10 € nicht übersteigen (sog. Streuwerbeartikel) und Geschenke anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses, wie Blumen, Wein, ein Buch oder eine CD anlässlich eines Geburtstag oder Firmenjubiläums usw., zugewendet werden. Der Wert solcher Geschenke darf 60 € nicht übersteigen. Auch müssen nur Geschenke in die Pauschalierung einbezogen werden, die bei den Empfängern zu steuerpflichtigen Einkünften führen würden. Geschenke an Privatkunden, also Endverbraucher, als auch an ausländische Geschäftspartner sind daher nicht in die Pauschalierung einzubeziehen, da diese den Erhalt des Geschenkes nicht der (deutschen) Einkommensteuer unterwerfen müssen. Dies hat der BFH klar gestellt.

Hinweis: Die pauschale Einkommensteuer ist vom Schenker in einer Lohnsteuer-Anmeldung anzumelden und an das Finanzamt abzuführen. Haben Sie also Sachzuwendungen getätigt, für die Sie die pauschale Besteuerung wünschen, denken Sie daran, diese in Ihrer Jahreslohnsteuermeldung bzw. Ihrer Lohnsteueranmeldung für das 4. Quartal oder der für Dezember zu berücksichtigen. Nehmen wir die Lohnsteueranmeldungen für Sie vor, teilen Sie uns bitte die pauschal zu versteuernden Aufwendungen rechtzeitig mit, um eine Berichtigung der Lohnsteuermeldung und die hiermit verbunden Kosten zu vermeiden.

Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs beim Schenker

Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Schenkers sind, können nur als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern die Aufwendungen je Empfänger den Gesamtbetrag von 35 € im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen. Hierbei ist zu beachten, dass der Betrag von 35 € eine Freigrenze und keinen Freibetrag darstellt. Wurde Geschäftsfreund A zu Ostern bereits ein Geschenkkorb im Wert von 15 € zugewendet, darf der Wert der Flasche Wein zu Weihnachten 20 € nicht übersteigen, da ansonsten weder der Osterkorb noch das Weihnachtspräsent als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig sind.

Wurde für ein Geschenk an einen Geschäftsfreund vom Schenker die pauschale Lohnsteuer übernommen, so unterliegt auch die Übernahme der pauschalen Lohnsteuer, als weiteres Geschenk, dem Betriebsausgabenabzugsverbot. Dies hat der BFH klargestellt. Überschreiten also die Zuwendungen an einen Empfänger im Wirtschaftsjahr, zusammen mit der übernommenen pauschalen Lohnsteuer für den Beschenkten, die 35 €-Grenze, sind sowohl die Geschenke als auch die übernommene Lohnsteuer nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Wird die 35 €-Grenze unter Einrechnung der übernommenen Lohnsteuer nicht unterschritten, sind Zuwendungen und pauschale Lohnsteuer als Betriebsausgaben abziehbar.

Hinweis: Das genannte Urteil des BFH wurde von der Finanzverwaltung im Bundessteuerblatt veröffentlicht. Das Urteil ist somit allgemein anwendbar. In der Veröffentlichung hat die Verwaltung jedoch in einer Fußnote auf die Randnummer eines BMF-Schreibens verwiesen, wonach bei der Prüfung der Freigrenze aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen und die übernommene Steuer nicht mit einzubeziehen ist. Dies kann wohl so gedeutet werden, dass die Verwaltung bei der Prüfung, ob die Freigrenze überschritten ist, weiterhin an der Vereinfachungsregelung festhalten möchte. Eine klare Dienstanweisung sieht jedoch anders aus. Außerdem ist fraglich, ob sich durch diese Fußnote ein Vertrauensschutz ergibt.

Ob die Umsatzsteuer bei der Bemessung der 35 €-Grenze zu berücksichtigen ist, hängt davon ab, ob der Schenker zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht. Bei einem zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer ist der Nettobetrag maßgebend, da hier die Vorsteuer keinen Aufwand darstellt. Bei einem nicht zum Vorsteuerabzug Berechtigten (z.B. Arzt oder Kleinunternehmer) ist der Bruttoaufwand entscheidend, da hier die Umsatzsteuer den Gewinn mindert. Wird die 35 €-Grenze überschritten, ist auch ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Weiter ist für den Abzug der Geschenke als Betriebsausgaben erforderlich, dass diese einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Dies erfordert es, dass die Geschenke auf separaten Konten in der Buchhaltung erfasst werden, beispielsweise auf den Konten „Streuartikel“ für Geschenke von einem Wert von bis zu 10 €, „Geschenke abzugsfähig“ für Geschenke mit einem Wert von bis zu 35 € und „Geschenke nicht abzugsfähig“ für Zuwendungen an einen Empfänger, die insgesamt die 35 €-Grenze überschreiten. Werden die Geschenke nicht separat verbucht, so sind diese auch dann nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn der Wert der Zuwendungen an einen Empfänger nicht mehr als 35 € beträgt.

Hinweis: Laut Auffassung des Finanzgerichtes Baden-Württemberg fallen auch Werbeartikel wie Kalender, Kugelschreiber etc., auf denen das Firmenlogo des Zuwendenden abgedruckt ist, unter die Abzugsbeschränkung für Geschenke. Das bedeutet zum einen, dass auch diese separat als Geschenke zu buchen sind und nicht etwa als Werbekosten. Zum anderen dürfen diese auch nicht bei der Pauschalierung außeracht gelassen werden, sofern der Wert der Werbeartikel 10 € übersteigt. Das Urteil ist beim BFH anhängig.

Geschenke und Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Generell ist es möglich, Arbeitnehmern Sachzuwendungen mit einem Wert von bis zu 44 € im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei zuzuwenden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Sache (z.B. ein Buch), einen Warengutschein (z.B. Tankgutschein) oder etwa die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio zuwendet. Bei Gutscheinen kommt es nicht mehr darauf an, ob diese eine bestimmte Sache oder Menge bezeichnen. So kann dem Arbeitnehmer auch ein Einkaufsgutschein für Waren im Wert von 44 € ausgestellt werden. Schädlich ist es jedoch, wenn der Arbeitnehmer sich den Gegenwert des Gutscheins auszahlen lassen kann. In diesem Fall liegt steuerpflichtiger Barlohn vor. Möglich ist jedoch, dass Arbeitnehmer die Aufwendungen für einen Sachbezug „vorstrecken“ und sich später von ihrem Arbeitgeber erstatten lassen.

Beispiel:

*Der Arbeitnehmer A tankt monatlich für 44 € an einer beliebigen Tankstelle. Er legt seinem Arbeitgeber die Tankquittung vor. Dieser erstattet ihm den entsprechenden Betrag.

Es ist ein Sachbezug gegeben, der die 44 €-Grenze nicht übersteigt und somit zu keinen steuerpflichtigen Einnahmen führt.

Soll dem Arbeitnehmer eine bestimmte Sache oder Dienstleistung zugewendet werden, deren Wert den monatlichen Betrag von 44 € übersteigt, kann durch die Zuzahlung des Arbeitnehmers eine Besteuerung des Sachbezuges vermieden werden.

Beispiel:

Der Arbeitgeber schließt für seinen Arbeitnehmer eine Mitgliedschaft in einem Fitnessclub ab. Der monatliche Mitgliedsbeitrag beträgt 55 €. Der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung von 11 €.

Es ist ein steuerfreier Sachbezug gegeben, da nach Anrechnung der vom Arbeitnehmer geleisteten Zuzahlung der vom Arbeitgeber gewährte geldwerte Vorteil die 44 €-Grenze nicht übersteigt.

Neben dieser Freigrenze für Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen Aufmerksamkeiten aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zukommen lassen. Diese Aufmerksamkeiten sind steuerfrei, sofern es sich um Sachleistungen handelt, deren Wert 60 € nicht übersteigen.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält monatlich einen Tankgutschein im Wert von 44 € von seinem Arbeitgeber. Anlässlich seines Geburtstages überreicht ihm sein Arbeitgeber einen Blumenstrauß und eine Flasche Wein. Der Wert des Weines und des Blumenstraußes übersteigt die 60 € nicht.

Sowohl der Tankgutschein als auch die Geburtstagspräsente können dem Arbeitnehmer steuerfrei überlassen werden, da es sich bei dem Tankgutschein um eine Sachzuwendung handelt, für welche die 44 €-Grenze nicht überschritten wurde und bei dem Blumenstrauß und der Flasche Wein um Aufmerksamkeiten anlässlich eines besonderen Anlasses, deren Wert 60 € nicht übersteigt.

Auch Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wie einer Weihnachtsfeier, fallen unter diese Regelung.

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, deren Wert 44 € übersteigt

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, deren Wert 44 € übersteigt, können ebenfalls mit einer pauschalen Lohnsteuer von 30 % abgegolten werden. Diese Abgeltung führt jedoch nicht zur Sozialversicherungsfreiheit. Bei besserverdienenden Arbeitnehmern, die sich mit ihrem Einkommen im Bereich des Spitzensteuersatzes bewegen und somit auch über der Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die der Rentenund Arbeitslosenversicherung liegen, kann die Gewährung eines Sachbezuges dennoch eine Überlegung wert sein.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (ledig, keine Kirchensteuerpflicht) hat einen vertraglich vereinbarten monatlichen Bruttoverdienst von 7.000 €. Aufgrund besonderer Leistungen wendet sein Arbeitgeber ihm eine Urlaubsreise im Wert von 3.000 € zu. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem pauschalen Einkommensteuersatz von 30 % pauschalieren, wonach rd. 950 € (incl. Solidaritätszuschlag) an den Fiskus abzuführen sind. Zusätzliche Beiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an, da die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten sind. Würde die Prämie in Barlohn ausgezahlt, müsste der Arbeitgeber ca. 1.330 € Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Das Wahlrecht zur Pauschalierung der Sachbezüge ist einheitlich für alle Arbeitnehmer zu treffen.

Weiter besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones an seine Arbeitnehmer steuerfrei und auch zur privaten Nutzung zu überlassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Wenn die Geräte in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen sollen, kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden. Auch die Übernahme der Einrichtungskosten eines Internetzugangs sowie die Übernahme der monatlichen Gebühren (bis maximal 50 €) durch den Arbeitgeber können mit 25 % pauschal versteuert werden.

Beispiel:

Aufgrund ihrer guten Leistungen in der Berufsschule überlässt der Arbeitgeber seiner Auszubildenden ein Smartphone zur beruflichen und auch privaten Nutzung. Das Smartphone bleibt jedoch im Eigentum des Arbeitgebers und ist nach Ende des Ausbildungsverhältnisses wieder an den Arbeitgeber zurückzugeben. Weiter übereignet ihr der Arbeitgeber ein Notebook im Wert von 1.000 €, welches die Auszubildende auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb behalten darf.

Die Überlassung des Smartphones ist steuerfrei, für die Übereignung des Laptops kann der Arbeitgeber pauschale Lohnsteuer in Höhe von 250 € abführen. Durch die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalversteuerung tritt auch Freiheit in der Sozialversicherung ein.

Rabattfreibetrag ausnutzen!

Waren und Dienstleistungen, die ein Arbeitgeber nicht überwiegend für seine Arbeitnehmer herstellt oder vertreibt, kann er diesen bis zu einem Gesamtbetrag von 1.080 € pro Kalenderjahr steuerfrei zuwenden. Die Waren sind mit dem um 4 % geminderten Endpreis, den ein fremder Letztverbraucher für die Waren und Dienstleistungen zu zahlen hätte, zu bewerten.

Beispiel:

Ein Großhändler für Ski und Ski-Zubehör schenkt seinem Arbeitnehmer ein paar neue Ski und Skischuhe. Ein dem Großhändler am nächsten gelegenes Kaufhaus bietet die Ski und Skischuhe für einen Preis von 1.300 € an. Nach Minderung des Endpreises und dem Abzug des Rabattfreibetrages ist noch ein geldwerter Vorteil von 168 € zu versteuern, nämlich (1.300 € - 52 € [1.300 € x 4 %] - Rabattfreibetrag 1.080 € = 168 €).

Hinweis: Steuerfreie Sachzuwendungen oder Sachleistungen, die mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuert werden, können aufgrund der Freiheit in der Sozialversicherung auch Minijobbern zugewendet werden, ohne dass die Geringfügigkeitsgrenze verletzt wird. Bei Pauschalversteuerung mit 30 % besteht jedoch Sozialversicherungspflicht, so dass die 450 €-Grenze zu beachten ist.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Umsatzsteuerlich sind zwei Fragen interessant:

• Ist aus der Anschaffung der Geschenke der Vorsteuerabzug zulässig (gewesen)?
• Muss der Schenker die Zuwendungen der Umsatzsteuer unterwerfen?

Die Antworten richten sich u. a. danach, ob das Geschenk betrieblich oder nicht betrieblich veranlasst ist.

Private Geschenke

Aus welchem Anlass wurde der geschenkte Gegenstand angeschafft? Für den Fall, dass das Geschenk direkt weiter verschenkt werden sollte, ist mangels unternehmerischer Veranlassung kein Vorsteuerabzug möglich. Wurde der geschenkte Gegenstand bisher unternehmerisch genutzt (z.B. ein PC), muss eine unentgeltliche Wertabgabe versteuert werden.

Betrieblich veranlasste Geschenke

Bei Geschenken unter 35 € pro Jahr und Empfänger, die gesondert aufgezeichnet werden, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, sofern eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt. Die Schenkung unterliegt wegen ihres geringen Wertes nicht der Umsatzsteuer. Für ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Geschenke - das betrifft sowohl jene über der 35 €-Grenze als auch solche, die nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet werden - scheidet der Vorsteuerabzug i.d.R. aus. Für die Schenkung fällt in der Folge keine Umsatzsteuer an.

Geschenke an Arbeitnehmer

Werden Geschenke für Arbeitnehmer erworben, ist der Vorsteuerabzug immer zulässig. Dient die Zuwendung überwiegend dem Privatgebrauch des Arbeitnehmers, ist die Schenkung als unentgeltliche Lieferung mit Umsatzsteuer zu belasten. Handelt es sich bei der Schenkung um eine sog. Aufmerksamkeit bzw. ist die Zuwendung im überwiegenden Eigeninteresse des Unternehmens getätigt, entsteht keine Umsatzsteuer.

Betriebsveranstaltungen

In vielen Betrieben wird zum Jahresausklang eine Weihnachtsfeier veranstaltet, auf welcher sich die Mitarbeiter über berufliche als auch private Themen austauschen können, was zu einem harmonischen Betriebsklima beitragen kann. Auch wenn solche Betriebsveranstaltungen im überwiegenden Interesse des Betriebes liegen, geht der Fiskus davon aus, dass solche Veranstaltungen auch einen Entlohnungscharakter für die Mitarbeiter haben, weshalb hier auch einige Dinge zu beachten sind, damit die Feier nicht, zumindest teilweise, als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden muss.

Soweit die Zuwendungen 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Der Freibetrag wird jedoch nur gewährt, wenn es sich um eine herkömmliche Betriebsveranstaltung handelt. Abgrenzungsmerkmale für die Herkömmlichkeit sind die Häufigkeit oder die besondere Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung. In Bezug auf die Häufigkeit ist eine Betriebsveranstaltung üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an, weshalb auch mehrtägige Veranstaltungen als herkömmlich angesehen werden können. Der Freibetrag ist nur für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich zu gewähren. Grundsätzlich führen alle Aufwendungen des Arbeitgebers, einschließlich Umsatzsteuer, zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Hierbei spielt es keine Rolle, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Dies bedeutet, dass auch die Aufwendungen für die Begleitpersonen der Arbeitnehmer bei der Berechnung des geldwerten Vorteils der Arbeitnehmer berücksichtigt werden müssen, wobei diese Aufwendungen den Arbeitnehmern zuzurechnen sind, in deren Begleitung sie an der Veranstaltung teilgenommen haben. Auch die Kosten des Rahmenprogrammes, wie z.B. für eine Musikkapelle oder die Saalmiete, sind bei der Berechnung der Zuwendung zu berücksichtigen. Lediglich die betriebsinternen Kosten, also Kosten, die nicht für die Aufwendungen an Dritte entstehen, bleiben unberücksichtigt. Findet die Weihnachtsfeier in den eigenen Werkräumen des Betriebes statt, müssen keine anteiligen Raumkosten für die Feier errechnet werden.

Hinweis: Eine Weihnachtsfeier ist stets eine herkömmliche Veranstaltung, sofern sich die Ausgestaltung der Feier im üblichen Rahmen bewegt.

In den Freibetrag können außerdem nur solche Zuwendungen einbezogen werden, die als üblich anzusehen sind. Dies sind insbesondere

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind.

Auch Geschenke, deren Wert 60 € nicht übersteigt, zählen zu den üblichen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung. Üblich ist ebenso die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber eine deswegen gewährte Barzuwendung. Handelt es sich um eine unübliche Veranstaltung oder wird der Freibetrag überschritten, besteht außerdem für den Arbeitgeber die Möglichkeit, für den steuerpflichtigen Teil der Zuwendung die Lohnsteuer pauschal mit 25 % zu berechnen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer keinen individuellen Arbeitslohn versteuern. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen dann nicht an.

Hinweis: Wenn Sie noch weitere Fragen zur steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen haben, so sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne!