Auch Unternehmer können ausfallen

Wenn der Unternehmer wegen Krankheit, Unfall oder gar Tod ausfällt, lasten auf unvorbereiteten Mitarbeitern oft mehr Verantwortung und Aufgaben als diese tragen können. Ohne eine fundierte Notfallplanung kann Betrieben selbst bei kurzen Auszeiten des Chefs das Ende drohen.

Nur jeder vierte Unternehmer hat die zur Fortführung des Betriebes wichtigsten Unterlagen für Vertrauenspersonen griffbereit zusammengestellt, so lautet ein Ergebnis des aktuellen DIHK-Reports zur Unternehmensnachfolge. Um die vorausschauende Notfallvorsorge in mittelständischen Betrieben steht es also nicht besonders gut. Dafür können zwei wesentliche Gründe ins Feld geführt werden. Zum einen ist das Thema „Notfall“ mit Begriffen wie Krankheit und Tod verbunden und damit emotional belastet. Es gibt also schlicht angenehmere Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt. Zum anderen benötigt das Erstellen eines Notfallplans trotz aller Hektik des Tagesgeschäfts Zeit. Zeit, um in aller Ruhe wichtige Fragestellungen für die Zukunft zu beantworten und die vielschichtigen Unterlagen zu komplettieren.

Ohne einen Notfallplan kann selbst ein ansonsten kerngesundes Unternehmen schnell in Schwierigkeiten geraten. „Jüngstes Beispiel war ein Mandant, der mitten im Verkaufsprozess an einem Herzinfarkt gestorben war und wo weder für das Unternehmen, noch für die Familie eine Regelung getroffen war. Er ging ja von einer rechtzeitigen Nachfolgeregelung aus. Die Folge seines plötzlichen Todes waren langwierige und komplizierte Erbregelungen und ein führungsloses Unternehmen ohne Perspektive“. So typisch dieses Beispiel auch sein mag, ein professionell aufbereiteter Notfallkoffer ist nicht nur ein wichtiges Instrument für ältere Unternehmer, sondern sollte von jedem Selbständigen alsstrategische Aufgabe, der Unternehmens(fort-)führung angesehen werden.

Für das „Packen“ des Notfallkoffers bietet sich ein Planspiel für den Tag X an. Das Motto dabei könnte lauten: Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein halbes Jahr ausfälle? Nicht selten gibt es Überraschungen: „Es gibt Betriebe, die können morgens noch nicht einmal aufgeschlossen werden, wenn der Chef ausfällt.“ Auch das Fehlen von so simplen Dingen wie Passwörtern für Computersysteme kann die betrieblichen Arbeitsabläufe massiv stören. Für solche organisatorischen Fragen lassen sich sicherlich schnell Lösungen finden. Schwieriger ist es dann schon festzulegen, wer im Fall der Fälle mit welchen Vollmachten ausgestattet wird. So ist auch in kleineren Betrieben eine zweite Führungsebene bereits eine erste konkrete Maßnahme, um im Notfall einen Betrieb auf Kurs zu halten.

Ohne Informationen kann kein Notfallplan funktionieren. Wer in die Breschen springen soll bzw. muss, braucht alle wesentlichen Informationen zu finanziellen und rechtlichen Aspekten. Experten raten daher, alle wichtigen Verträge, Dokumente und Kontaktdaten in einem Aktenordner oder einer CD etc. zu bündeln. Diese (elektronische) Zusammenstellung gilt es dann mindestens einmal jährlich auf Aktualität zu prüfen. Außerdem muss festgelegt werden, wo diese äußerst sensiblen Informationen hinterlegt werden sollen, damit sie nicht in falsche Hände gelangen können.

Ein Notfallkoffer ist stets sehr individuell auszustatten. Dennoch kann bereits mit dem systematischen Abarbeiten von Checklisten viel erreicht werden. Ergänzend kann das Einschalten von neutralen Dritten, sprich von Rechtsanwälten oder Steuerberatern sehr sinnvoll sein, da diese losgelöst von Verwicklungen und Emotionen agieren können. Angenehmer Nebeneffekt einer klaren Planung: Im Ratinggespräch mit der Hausbank bewirkt die Präsentation eines Notfallkoffers eine bessere Bewertung und damit vielleicht auch attraktivere Konditionen.

Nachstehend ein kurzer Überblick über den Inhalt eines solchen Notfall-„Koffers“. Bei der Ausgestaltung und dem Umgang damit helfen wir Ihnen gerne – sprechen Sie uns an!

Checkliste: Was in den Notfallkoffer gehört

• Notfall-Anweisungen mit Informationen, wo was gefunden wird und wer in welchem Umfang zu benachrichtigen ist
• Vollmachten
• (Zweit-) Schlüssel für Gebäude, Lager, Büro sowie Schränke, Schließfächer,Tresore etc.
• Zusammenstellung von Passwörtern für Computersysteme sowie PIN-/TAN-Listen für das Online-Banking etc.
• Übersicht wichtiger Adressen (Geschäftspartner, Lieferanten, Steuerberater, Rechtsanwälte etc.
• Akte mit allen wichtigen betrieblichen Verträgen
• Unterlagen aus dem Finanz- und Rechnungswesen ( Jahresabschlüsse, Bilanzen, etc.)
• Liste der Bankverbindungen mit Kontoübersichten, Kreditlinien und Vollmachten
• Übersicht über betriebliche Versicherungen
• Zusammenstellung von Patenten und sonstigen Schutzrechten
• Listen aktueller Projekte
• Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter
• Persönliche Unterlagen (Testament, Patientenverfügung, Finanzübersicht, etc.)