Steuer-News-Archiv
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Montag, 01.10.2012

Informationen für Arbeitgeber zum ELStAM

Nun soll es endlich so weit sein: Ab 2013 soll die sog. elektronische Lohnsteuerkarte zum Einsatz kommen (ELStAM-Verfahren). Hierzu gibt das Bundesfinanzministerium bereits erste Hinweise zur Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer (Id.Nr.) der Arbeitnehmer.

Der Arbeitgeber muss am Ende des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses die Lohnsteuerbescheinigung der Arbeitnehmer elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Die Finanzverwaltung ordnet diese Lohnsteuerbescheinigungen den Arbeitnehmern anhand der IdNr. zu.

Um die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen zu können, hat der Arbeitgeber bereits ab dem 1. November 2012 die Möglichkeit, seine Arbeitnehmer unter Verwendung der IdNr. und des Geburtsdatums in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Ohne diese Angaben ist eine Nutzung des elektronischen Abrufverfahrens nicht möglich.

Hinweis: Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass diese Daten vorliegen. Wurde einem Arbeitnehmer bisher keine IdNr. zugeteilt, sind für den Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug weiterhin die vorgelegten amtlichen Bescheinigungen maßgebend.

Die IdNr. des Arbeitnehmers ergibt sich z.B. aus folgenden Dokumenten:

  • Einkommensteuerbescheid,

  • Lohnsteuerkarte 2010 oder Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung),

  • Informationsschreiben des Finanzamts zur Mitteilung der persönlichen ELStAM aus dem Herbst 2011,

  • zusätzlich besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine IdNr. mittels Eingabeformular auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern (www.bzst.de) anzufordern.

Die erste Anmeldung durch den Arbeitgeber verknüpft den Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber. Dadurch wird es der Finanzverwaltung ermöglicht, spätere Änderungen (z.B. Wechsel Steuerklasse, Änderung Freibeträge) automatisch dem entsprechenden Arbeitgeber im Rahmen der durch die Finanzverwaltung monatlich elektronisch bereitgestellten Änderungslisten mitzuteilen.

Hinweis: Möchte der Arbeitnehmer seine IdNr. nicht mitteilen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI vorzunehmen.

Die Finanzverwaltung wird ein umfangreiches Anwendungsschreiben zum neuen Verfahren (ElsterLohnII) veröffentlichen. Außerdem hat sie bereits einen Leitfaden für Lohnbüros herausgegeben. Bereits jetzt können auch Arbeitnehmer ihre elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch über das ElsterOnline-Portal (https://www.elsteronline.de/eportal) einsehen und prüfen. Dazu ist eine Identifizierung über die persönliche Steueridentifikationsnummer erforderlich. Es empfiehlt sich auch, diese einmal zu überprüfen, denn es ist mit erheblichen Abweichungen zwischen den beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Merkmalen und den tatsächlich richtigen Besteuerungsmerkmalen zu rechnen. Das wird in vielen Fällen an der Fortgeltung der Lohnsteuerkarte 2010 für die Jahre 2011 und 2012 liegen.

Grundsätzlich sind Freibeträge für das Jahr 2013 neu zu beantragen, damit sich diese dann ab 2013 in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen wiederfinden.

Hinweis: Zwar besteht ab dem 1.1.2013 für jeden Arbeitgeber die Pflicht, das Verfahren zu nutzen. Die Finanzverwaltung will jedoch nach Angaben des Deutschen Steuerberaterverbandes eine Kulanzfrist bis zum 31.12.2013 gewähren. Unabhängig von speziellen Kriterien, wie beispielsweise der Betriebsgröße, kann jeder Arbeitgeber in diesem Zeitraum selbst entscheiden, wann er mit der Nutzung beginnt. Zudem ist es jedem Arbeitgeber überlassen, ob er das Verfahren zunächst nur für einen Mitarbeiter oder aber gleich für mehrere Angestellte durchlaufen lassen möchte. Allerdings muss mindestens eine Abrechnung pro Arbeitnehmer in 2013 mit ELStAM erfolgen, so dass als spätester Umstiegszeitpunkt die Lohnabrechnung 12/2013 gewählt werden kann. Erst ab dem erstmaligen Abruf verlieren die Lohnsteuerkarte 2010 und die Ersatzbescheinigungen 2011 bzw. 2012 ihre Gültigkeit. Vom Zeitpunkt des Einstiegs an erfolgt keine Rückrechnung auf den 1.1.2013. Um etwaige Abweichungen in angemessener Zeit mit dem Arbeitnehmer klären und Anpassungen vornehmen zu können, soll eine gesetzliche Korrekturfrist eingeführt werden. Diese soll es dem Arbeitgeber ermöglichen, bei Abweichungen seine bisherigen Daten drei Monate ab dem Abruf weiter als Grundlage für die Lohnabrechnung zu verwenden. Innerhalb dieses Zeitraums kann er die Anmeldungen weiterhin in Papierform abgeben.

Quelle: ELStAM Leitfaden für Steuerbüros vom 30. August 2012, www.steuerportalmv.de und Informationen des Deutschen Steuerberaterverbandes www.dstv.de
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