Einzelheiten zum ELStAM Verfahren
Zum 1. Januar 2013 wird die Lohnsteuerkarte (Papierverfahren) durch die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM Verfahren) ersetzt. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale wie z.B. Steuerklasse, Kinder, Freibeträge, Hinzurechnungsbeträge, Faktor und Kirchensteuerabzugsmerkmale, die in der Vergangenheit auf der Lohnsteuerkarte eingetragen worden sind, werden zukünftig in einer Datenbank der Finanzverwaltung erfasst und stehen jedem Arbeitgeber unentgeltlich zum elektronischen Abruf zur Verfügung. Im Rahmen des ELStAM Verfahrens können die Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer bereits ab dem 1. November 2012 anmelden und die Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abrufen. Der Arbeitgeber hat im Kalenderjahr 2013 ein Wahlrecht, zu welchem Zeitpunkt er das ELStAM Verfahren in seinem Betrieb einführen möchte. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen vom Arbeitgeber jedoch für einen im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden.
Papierverfahren im Einführungszeitraum
Bis zur erstmaligen Anwendung des ELStAM Verfahrens im Kalenderjahr 2013 ist für den Arbeitgeber weiterhin das Papierverfahren für den Lohnsteuerabzug maßgebend. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale aus den Papierbescheinigungen der Arbeitnehmer für den Lohnsteuerabzug zugrunde legen muss. Im Rahmen des Papierverfahrens können folgende Bescheinigungen verwendet werden:
- Lohnsteuerkarte 2010,
- Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013,
Stellt ein Arbeitnehmer fest, dass abweichend zu den vorgenannten Papierbescheinigungen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu berücksichtigen sind, so besteht für ihn die Möglichkeit, diese durch folgende Dokumente nachzuweisen:
- Ausdruck gültiger ELStAM durch das Finanzamt,
- Besondere Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug,
- Mitteilungsschreiben des Finanzamtes zur „Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)“
Die vorgenannten Dokumente können bei dem Arbeitgeber jedoch nur berücksichtigt werden, sofern ihm eine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 für den Arbeitnehmer vorliegt. Eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug wird seitens des Finanzamtes ausgestellt, soweit fehlerhafte Meldedaten für den Arbeitnehmer bei dem ELStAM Verfahren bereitgestellt wurden. Im Falle des Ausstellens einer Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug wird der elektronische Arbeitgeberabruf für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum durch das Finanzamt gesperrt (Vollsperrung), sodass für die Dauer der Sperre durch den Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für den Arbeitnehmer möglich ist. Die vorgelegten Papierbescheinigungen hat der Arbeitgeber bis zum Ende des Kalenderjahres 2014 aufzubewahren. Eine Rückgabeverpflichtung für die Papierbescheinigung an das Finanzamt besteht hingegen nicht.
Arbeitgeberwechsel
Wechselt im Kalenderjahr 2012 oder 2013 ein Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber, so hat der ehemalige Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 und ggf. die übrigen Dokumente auszuhändigen, damit der Arbeitnehmer die Lohnunterlagen seinem neuen Arbeitgeber vorlegen kann.
Vereinfachungsverfahren für Auszubildende
Im Rahmen der Vereinfachungsregelung ist es bei einem Auszubildenden zulässig, den Lohnsteuerabzug ohne eine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013 nach der Steuerklasse I vorzunehmen. Hierfür ist Voraussetzung, dass es sich bei dem Ausbildungsverhältnis um das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers handelt. Damit die Vereinfachungsregel anwendbar ist, muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber folgende Informationen mitteilen:
- Identifikationsnummer,
- Tag der Geburt,
- steuererhebende Religionsgemeinschaft,
- schriftliche Bestätigung über sein erstes Dienstverhältnis.
Die schriftliche Bestätigung über das erste Dienstverhältnis hat der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzubewahren.
Elektronische Steuerkarte
Mit Einführung des ELStAM Verfahrens ist beabsichtigt, das Lohnsteuerabzugsverfahren bei den Arbeitgebern, der Finanzverwaltung sowie den Gemeinden zu vereinfachen und gleichzeitig Verwaltungskosten einzusparen. Durch das ELStAM Verfahren erhält der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuerabzugsmerkmale eines Arbeitnehmers auf direktem elektronischem Wege von der Finanzverwaltung zu erhalten. Mit Anwendung des neuen Verfahrens entfällt zukünftig die Herstellung sowie die Verwaltung der Lohnsteuerkarten in Papierform.
Einführungszeitraum
Der Arbeitgeber kann frei wählen, zu welchem Zeitpunkt er im Kalenderjahr 2013 das ELStAMVerfahren in seinem Unternehmen einführen möchte. Damit der Arbeitgeber den ELStAM abrufen kann, muss er sich zunächst bei der Finanzverwaltung über das Elster-Online Portal registrieren lassen und seine Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben. Da die Wirtschafts-Identifikationsnummer zur Zeit noch nicht zur Verfügung steht, erfolgt die erforderliche Anmeldung über die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebstätte oder des Teilbetriebs des Arbeitgebers, in der der maßgebende Arbeitslohn zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs des Arbeitnehmers ermittelt wird. Besitzt der Arbeitgeber bereits ein Organisationszertifikat, z.B. wenn er die Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitnehmer oder die Lohnsteuervoranmeldungen an die Finanzverwaltung übermittelt, so muss er keinen neuen Antrag zum Erwerb eines Zertifikates stellen. Der Arbeitgeber kann mit dem bestehenden Organisationszertifikat die erforderlichen Daten abrufen. Erfolgt der Lohnsteuerabzug durch einen Dritten, wie z.B. durch einen Steuerberater oder Dienstleister, so hat der Dritte die Pflicht, sich bei der Finanzverwaltung zu authentifizieren.
Erstmaliger Abruf des ELStAM
Für den erstmaligen Abruf der Daten muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung auf elektronischem Wege anmelden und seinen ELStAM anfordern. Für die Anforderung des ELStAM hat der Arbeitgeber folgende Daten des Arbeitnehmers mitzuteilen:
- steuerliche Identifikationsnummer
- Geburtsdatum
- Tag des Beginns des Dienstverhältnisses Auskunft, ob essich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse I bis V) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse VI) handelt.
- twaige Angaben, ob und in welcher Höhe ein festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.
Die erforderlichen Angaben zum Datenabruf erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer. War der Arbeitnehmer bereits im Kalenderjahr 2012 bei dem Arbeitgeber beschäftigt, ergeben sich die Angaben über die steuerliche Identifikationsnummer sowie dem Geburtsdatum aus der vorliegenden Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung 2011/2012/2013. Über den erstmaligen Datenabruf des ELStAM soll der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zeitnah informieren. Im Einführungszeitraum sind sämtliche Arbeitnehmer grundsätzlich zum gleichen Zeitpunkt in die ELStAM Datenbank durch den Arbeitgeber anzumelden. Seitens der Finanzverwaltung wird es jedoch nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer stufenweise in Gruppen zu verschiedenen Zeitpunkten in das ELStAM Verfahren überführt. Sollte ein elektronischer Arbeitgeberabruf gesperrt sein, so ist eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM Datenbank nicht möglich. In diesen Fällen ist bei dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerklasse 6 für den Lohnsteuerabzug zugrunde zu legen. Weist der Arbeitnehmer seine Lohnsteuerabzugsmerkmale jedoch durch eine Besondere Bescheinigung des Finanzamtes nach, kann der Arbeitgeber diese Merkmale für den Lohnsteuerabzug verwenden. Wird die Abrufungssperre aufgehoben, besteht für den Arbeitgeber wieder die Möglichkeit, den Arbeitnehmer bei der ELStAM Datenbank anzumelden.
Laufendes Abrufverfahren
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den ELStAM seiner Arbeitnehmer monatlich abzufragen und abzurufen. Da sich die Lohnsteuermerkmale der Arbeitnehmer in einer Vielzahl von Fällen jedoch nicht in jedem Monat ändern, hat die Finanzverwaltung einen Mitteilungsservice eingerichtet.
Die Nutzung dieses Mitteilungsverfahrens kann der Arbeitgeber im Elster-Online-Portal beantragen. Durch das Mitteilungsverfahren erhält der Arbeitgeber von der Finanzverwaltung per EMail Informationen über die Änderungen zum ELStAM seiner Arbeitnehmer. Erfährt der Arbeitgeber über diesen E-Mail-Mitteilungsservice, dass sich für einen Lohnzahlungszeitraum keine Änderungen bei dem ELStAM seiner Arbeitnehmer ergeben haben, ist er für diesen Zeitraum von der Verpflichtung zum Datenabruf befreit. Wird ihm dagegen mitgeteilt, dass neue bzw. geänderte ELStAM für seine Arbeitnehmer bereitstehen, bleibt er zum Datenabruf verpflichtet. Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis aus, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden.
Kulanzregelungen
Kann der Arbeitgeber aufgrund technischer Probleme einen erstmaligen Abruf der ELStAM Daten nicht durchführen, so besteht für ihn die Möglichkeit nach den Regelungen des Papierverfahrens den Lohnsteuerabzug bei seinen Arbeitnehmern bis zum Lohnzahlungszeitraum November 2013 vorzunehmen. Der Arbeitgeber kann durch diese Regelung die technischen Probleme in seinem Betrieb beheben. Ist es nach der Einführungsphase aufgrund technischer Störungen nicht möglich den ELStAM abzurufen, kann der Arbeitgeber für einen Übergangszeitraum von längstens drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Lohnsteuerabzug seiner Arbeitnehmer verwenden. Nach Einführung des ELStAM kann der Arbeitgeber zur Überprüfung der abgerufenen Daten auf die erstmalige Anwendung des ELStAM einmalig verzichten. Stattdessen darf der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug für eine Dauer von bis zu 6 Kalendermonaten weiterhin nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010, der Ersatzbescheinigung 2010/2011/2012 oder einer sonstigen Papierbescheinigung vornehmen. Für die verzögerte Anwendung ist jedoch Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer einem solchen Vorgehen zustimmt.
Härtefallregelung
Für Arbeitergeber, die nicht am ELStAM Verfahren teilnehmen können oder für die es nicht zumutbar ist dieses Verfahren anzuwenden, besteht eine Härtefallregelung. Der Lohnsteuerabzug für die beschäftigten Arbeitnehmer erfolgt dabei im Rahmen eines Ersatzverfahrens. Hierzu muss der Arbeitgeber einen Antrag nach einem amtlich vorgeschriebenen Formular beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt stellen. Das Betriebsstättenfinanzamt erstellt nach Prüfung des Antrags eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung aus, welche die gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer enthält, die im Unternehmen des Arbeitgebers beschäftigt sind. Hierbei ist zu beachten, dass die ausgestellte Bescheinigung nur für ein Kalenderjahr gilt. Danach muss die Härtefallregelung jedes Kalenderjahr neu beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden. Treten Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale bei den Arbeitnehmern ein, so erhält der Arbeitgeber automatisch eine neue Bescheinigung von seinem Betriebsstättenfinanzamt.
Was hat der Arbeitnehmer zu veranlassen?
Soweit der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen des Papierverfahrens vornimmt, hat der Arbeitnehmer nichts zu veranlassen. Der Lohnsteuerabzug erfolgt weiterhin nach den Abzugsmerkmalen, welche auf den Papierbescheinigungen eingetragen sind. Die in der Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigungen 2010/2011/2012 eingetragenen Freibeträge gelten im Kalenderjahr 2013 nur noch bis zum Ende des Papierverfahrens. Nach Umstellung des Arbeitgebers auf das ELStAM Verfahren muss der Arbeitnehmer, sofern noch nicht geschehen, im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsantrages 2013 seine Freibeträge neu beantragen. Das gleiche gilt für das Faktorverfahren, die Steuerklasse II bei volljährigen Kindern sowie für antragsgebundene Kinderzähler, sofern nicht bereits für das Kalenderjahr 2012 eine mehrjährige Berücksichtigung des Kindes beantragt worden ist. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene werden weiterhin in der Regel mehrjährig berücksichtigt.