Vorsicht: Mehrfachrechnungen
Es kommt vor, dass Unternehmer Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer und daneben über denselben Umsatz eine weitere Rechnung, z.B. als Kopie, oder eine - später ausgestellte - Gesamtabrechnung mit erneutem gesondertem Umsatzsteuerausweis erstellen. Hier ist Vorsicht geboten, damit es nicht zur doppelten Umsatzsteuerbelastung kommt. Hierauf weist die OFD Frankfurt in einer aktuellen Verfügung hin. Darin heißt es:
Sind für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt worden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet wurden, schuldet der leistende Unternehmer zusätzlich - neben der Umsatzsteuer für den ausgeführten Umsatz - den hierin gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Der Leistungsempfänger kann für die empfangene Leistung den Vorsteuerabzug aber nur einmal in Anspruch nehmen, da nur die gesetzlich geschuldete Steuer als Vorsteuer abziehbar ist.
Hinweis:
Sofern jedoch inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden, löst die Mehrfachübersendung keine Steuerschuld aus.
Beispiel:
Im Zusammenhang mit der Einführung von elektronischen Rechnungen übersendet das Unternehmen eine elektronische Rechnung vorab und sendet die identische Rechnung in Papier per Post an den Leistungsempfänger. Hierliegt keine Mehrfachrechnung vor, die zu einer doppelten Umsatzsteuer führt.
Hinweis:
Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden.
Unternehmer, die über bereits ausgeführte Umsätze oder über Voraus- oder Abschlagszahlungen Einzelrechnungen erteilen und später in einer Gesamtabrechnung die Umsatzsteuer hierfür nochmals gesondert ausweisen, schulden ebenfalls die zusätzlich ausgewiesene Umsatzsteuer. Das betrifft z.B. Einzel- und Monatsabrechnungen von Kurierdiensten, von Tankstellen, von zahntechnischen Labors, Abschlagsund Schlussrechnungen von Bauunternehmen, vorläufige und endgültige Rechnungen der Autovermieter, Monats- und Jahresrechnungen über Leasingraten etc..
Hinweis:
In diesen oder vergleichbaren Fällen sollte das Abrechnungsverfahren so gestaltet werden, dass nur eine Rechnung (entweder die Einzelrechnung oder die spätere Gesamtabrechnung) den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt oder die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer für eine Vorausoder Anzahlung in der Gesamtrechnung abgesetzt wird.
Fahrausweise (z. B. Bahnfahrkarten, Flugscheine usw.) werden vielfach so gestaltet, dass sie dem Kunden den Vorsteuerabzug ermöglichen. Wenn über diese Leistung ein Reisebüro zusätzlich eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis unter Hinweis auf die Vermittlertätigkeit („im Namen und für Rechnung des Verkehrs- oder Leistungsträgers“) erteilt, schuldet der betreffende Verkehrsträger die in der Reisebürorechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zusätzlich. Erteilt das Reisebüro die Rechnung ohne Hinweis auf die Vermittlertätigkeit, schuldet dieses die Umsatzsteuer.
Hinweis:
Die Verkehrsträger bzw. die Reisebüros können - um eine zusätzliche Steuerschuld zu vermeiden - das Abrechnungsverfahren so gestalten, dass nur ein Beleg (entweder die Fahrkarte bzw. der Flugschein oder die Abrechnung des Reisebüros) den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt. Beispielsweise kann in den Rechnungen des Reisebüros über Fahrausweise die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden (Erteilung sog. Bruttorechnungen).