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Mittwoch, 01.10.2014

Neues BMF-Schreiben zum Reisekostenrecht ab 2014

Das Bundesfinanzministerium hat ein neues Schreiben veröffentlicht, das weitere Zweifelsfragen zu dem ab 2014 geltenden Reisekostenrecht regelt. Die Änderungen betreffen die folgenden Punkte des ursprünglichen BMF-Schreibens aus 2013:

Definition „erste Tätigkeitsstätte“

Das BMF stellt klar, dass eine Tätigkeitsstätte eine von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung ist. Somit fällt laut Auffassung der Finanzverwaltung ein Raum in der Wohnung des Arbeitnehmers, den der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer angemietet hat, nicht unter den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte, auch wenn dieser so eingerichtet ist, dass er einer betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers entspricht. In diesem Fall handele es sich um ein häuslichen Arbeitszimmer und einen Teil der Wohnung des Arbeitnehmers.

„Ortsfeste“ Einrichtungen sind laut BMF auch Baucontainer, die z.B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z.B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden.

Für die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte ist es nicht erforderlich, dass es sich hierbei um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Auch wenn der Arbeitnehmer an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung eines Kunden tätig werden soll, kann hier eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen. Das BMF unterstreicht nun, dass von einem solchen Tätigwerden dann nicht ausgegangen werden könne, wenn der Arbeitnehmer bei dem Dritten oder verbundenen Unternehmen z.B. nur eine Dienstleistung des Dritten in Anspruch nimmt oder einen Einkauf tätigt.

Damit eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt werden kann, ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer an dieser auch tatsächlich tätig wird. Hierbei kommt es nicht auf die Qualität des Tätigwerdens an, vielmehr sind auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung ausreichend, um eine erste Tätigkeitsstätte zu begründen. Erforderlich ist jedoch ein persönliches Erscheinen des Arbeitnehmers.

Weiter muss die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber auf Dauer angelegt sein, um eine erste Tätigkeitsstätte zu begründen. Hierbei sind allein die Festlegungen des Arbeitgebers und die im Rahmen des Dienstverhältnisses erteilten Weisungen entscheidend.

Bei einer grenzüberschreitenden Arbeitnehmerentsendung kann ab 2014 bei dem aufnehmenden ausländischen Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte gegeben sein, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Die Rechtsprechung des BFH, die darauf abstellte, dass ein Arbeitnehmer, der wiederholt befristet von seinem Arbeitgeber ins Ausland entsandt worden ist, dort keine regelmäßige Arbeitsstätte begründet, sei im Hinblick auf die gesetzliche Regelung ab 2014 überholt.

Verpflegungsmehraufwendungen

Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet werden. Hierzu ergänzt die Verwaltung nun, dass im Fall der Tätigkeit über Nacht die Verpflegungsmehraufwendungen für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.

Hinsichtlich mehrtägiger Auswärtstätigkeiten im Inland wird klargestellt, dass eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung auch dann vorliegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich sei auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (so z.B. bei Schlafen im Bus, LKW oder Lok).

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten die gleichen Besonderheiten wie nach der alten Rechtslage. So gilt bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr erreicht wird.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Werden im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes aufgesucht, so handelt es sich um die Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte. Handelt es sich um einzelne ortsfeste betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden, liegen hingegen mehrere Tätigkeitsstätten vor. Dies gilt auch dann, wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden.

Bewertung und Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Hier ergänzt die Verwaltung, dass zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten auch z.B. die im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten gehören, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen in der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z.B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, soll keine Mahlzeitengestellung vorliegen.

Hat der Arbeitgeber die Aufwendungen für Mahlzeiten des Arbeitnehmers während einer Auswärtstätigkeit ganz oder teilweise übernommen, so sind die Verpflegungsmehraufwendungen, welche der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung gelten machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt bekommen kann, zu kürzen. Die Kürzung hat dabei um 20 % für ein vom Arbeitgeber gezahltes Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen zu erfolgen. Diese typisierende pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 € vorzunehmen ist.

Ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann nach Meinung der Finanzverwaltung eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittagoder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, soll es hierbei nicht geben. Maßstab für die Einordnung sei vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.

Unbeachtlich für die pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist auch, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung könne nur dann unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z.B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.

Hingegen handele es sich bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers in der Regel nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.

Doppelte Haushaltsführung

Zur doppelten Haushaltsführung führt die Finanzverwaltung aus, dass sich der eigene Hausstand und die Zweitwohnung innerhalb desselben Ortes (derselben Stadt oder Gemeinde) befinden können. Für die Frage der beruflichen Veranlassung könne ebenfalls die Vereinfachungsregelung (Entfernung Zweitwohnung und erste Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Entfernung zwischen Hauptwohnung und ersten Tätigkeitsstätte) herangezogen werden.

Mit der Neuregelung des Reisekostenrechts hat der Gesetzgeber die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen auf monatlich 1.000 € gedeckelt. Hier stellt die Verwaltung nun klar, dass Maklerkosten, die für die Anmietung einer Zweitwohnung oder -unterkunft entstehen, als Umzugskosten zusätzlich als Werbungskosten abziehbar sind oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können. Sie sind nicht in die 1.000 €-Grenze mit einzubeziehen.

Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Zu den Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit führt die Finanzverwaltung nunmehr aus, dass bei der Nutzung einer Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort zur Übernachtung während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland aus Vereinfachungsgründen bei Aufwendungen bis zu einem Betrag von 1.000 € monatlich von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung ausgegangen werden kann. Betragen die Aufwendungen im Inland mehr als 1.000 € monatlich oder handelt es sich um eine Wohnung im Ausland, können nur die Aufwendungen berücksichtigt werden, die durch die beruflich veranlasste, alleinige Nutzung des Arbeitnehmers verursacht werden. Dazu könne die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm als Vergleichsmaßstab herangezogen werden.

Bei Auswärtstätigkeiten, auf denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt und ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen nicht besteht, weil es sich um eine Auswärtstätigkeit von unter 8 Stunden handelt, kann der Arbeitgeber den anzusetzenden Sachbezugswert mit steuerfrei zu erstattenden Fahrt-, Unterkunfts- oder Reisenebenkosten verrechnen.

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat ihr Schreiben zum neuen Reisekostenrecht um zahlreiche zusätzliche Beispiele ergänzt und vorhandene Beispiele abgeändert. Sollten bei Ihnen noch Fragen bezüglich des neuen steuerlichen Reisekostenrechts offen sein, so wenden Sie sich an uns. Wir beraten Sie gerne.

Quelle: BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014, IV C 5 - S 2353/14/10002, www. bundesfinanzministerium.de
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