Steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten
Vorbemerkungen
Bewirtungsaufwendungen stellen eine Besonderheit im System des Steuerrechts dar, weil bei ihnen der Anlass der Bewirtung (geschäftlich oder privat) schwer abzugrenzen ist. Eine Bewirtung in diesem Sinne liegt vor, wenn Personen aus betrieblichem oder geschäftlichem Anlass beköstigt werden. Dazu zählen auch Nebenkosten, welche zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder oder Garderobengebühren). Allerdings muss bei der Bewirtung die Darreichung von Speisen und / oder Getränken im Vordergrund stehen.
Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten
Bei der Gewährung von Aufmerksamkeiten im geringen Umfang als übliche Geste der Höflichkeit handelt es sich nicht um Bewirtungsaufwendungen. Diese Aufwendungen z. B. für Kaffee oder Tee bei Besprechungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Ebenso zählen hierzu Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt.
Geschäftlicher Anlass
Ein geschäftlicher Anlass besteht bei der Bewirtung von betriebsfremden Personen zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Hierzu zählen Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter oder Berater und auch deren Begleitpersonen wie z. B. die Ehefrau des Geschäftspartners.
Die Bewirtung ausschließlich von Arbeitnehmer des Betriebes z. B. zu Weihnachtsfeiern oder Betriebsfesten sind nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Bewirtungen aus privaten Gründen wie z. B. bei runden Geburtstagen oder Hochzeit sind regelmäßig privat veranlasst, auch wenn überwiegend oder ausschließlich Geschäftsfreunde daran teilnehmen.
Höhe der Aufwendungen und Angemessenheit
Ob die Kosten angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen. Hierzu werden Kriterien wie die Größe des Unternehmens, der Umsatz oder die Bedeutung der Geschäftsbeziehung herangezogen.
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Bei den angemessenen Bewirtungsaufwendungen sind 70% der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Durch die nicht abzugsfähigen 30% der Bewirtungskosten soll die Haushaltsersparnis bei den bewirteten Personen berücksichtigt werden. Der Vorsteuerabzug ist nach den Voraussetzungen des § 15 UStG für die kompletten als angemessen anzusehenden Bewirtungsaufwendungen möglich.
Umfang des Nachweises der Bewirtungsaufwendungen
Die Bewirtungskosten müssen durch folgende Angaben schriftlich nachgewiesen werden:
- Teilnehmer der Bewirtung (durch Angabe der einzelnen Namen zu bezeichnen)
- Höhe der Aufwendungen
- der Anlass der Bewirtung (genaue Bezeichnung des Grundes), allgemeine Angaben wie z. B. Kundenpflege oder Informationsgespräch reichen nicht aus
- Ort und Tag der Bewirtung
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Hierzu genügt auch ein Eigenbeleg, der die erforderlichen Angaben enthält.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern. Die folgenden Angaben müssen aus der beizufügenden maschinell ausgedruckten Rechnung ersichtlich sein:
- eine Aufschlüsselung und einzelne Bezeichnung von Speisen und Getränken,
- die Preise der einzelnen Gerichte (ein Gesamtbetrag ist nicht zulässig),
- Ort, Tag, Höhe und Anlass der Bewirtung,
- Name und Anschrift des Restaurants,
- wenn Trinkgelder gegeben werden, eine handschriftliche Bescheinigung vom Kellner auf der Rechnung,
- Ausweis des Nettobetrages und den auf diesen Betrag entfallenden Umsatzsteuerbetrag (bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150,00 € ist die Angabe des Bruttorechnungsbetrages sowie des Steuersatzes ausreichend, der Ausweis des Umsatzsteuerbetrages ist nicht erforderlich),
- Name und Anschrift der Firma des Unternehmers (kann bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150,00 € unterbleiben)
- Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Gastwirts (kann bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150,00 € unterbleiben)
Dieser Nachweis ist materielle Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sind die Angaben unvollständig, können die Bewirtungskosten nicht abgezogen werden.
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben (damit auf einem gesonderten Konto) aufzuzeichnen. Bei Verstößen scheidet ein Betriebskostenabzug aus. Des Weiteren müssen die Aufzeichnungen zeitnah erfolgen, i.d.R. innerhalb von ca. 10 Tagen.
Für Bewirtungsbelege bestehen die allgemeinen Aufbewahrungspflichten (i.d.R 6 Jahre nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde).
Sollten Sie weitere Fragen dazu haben – sprechen Sie uns an.