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Freitag, 01.04.2016

Lohnsteuerfreiheit für Zuwendungen an Arbeitnehmer Teil IV

Steuerliche Behandlung der Leistungen zur Gesundheitsförderung der Arbeitnehmer

Durch das Jahressteuergesetz 2009 wurde mit § 3 Nr. 34 EStG eine neue Steuerbefreiungsvorschrift mit dem Ziel der Stärkung der betrieblichen Gesundheitsförderung der Mitarbeiter eingeführt. Dadurch können Arbeitgeber ihren Beschäftigten gesundheitsfördernde Maßnahmen anbieten oder externe Kurse zur Gesundheitserhaltung bezuschussen. Der Höchstbetrag für die vom Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn oder Gehalt zu erbringenden Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung beträgt je Arbeitnehmer 500 Euro im Jahr.

Die Steuerfreiheit der Leistungen erstreckt sich dabei im Wesentlichen auf folgende Handlungsfelder:

  • Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates,
  • gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung,
  • psychosoziale Belastung, Stress (Förderung individueller Kompetenzen der Stressbewältigung am Arbeitsplatz),
  • Suchtmittelkonsum (z. B. rauchfrei im Betrieb).

Bei Barzuschüssen ist es ausreichend, wenn die Rechnung über die Inanspruchnahme gesundheitsfördernder Maßnahmen auf den Arbeitnehmer und nicht auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Die Rechnung ist als Nachweis zu den Lohnunterlagen des Arbeitnehmers zu nehmen.

Hinweis: Die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine oder Fitnessstudio durch den Arbeitgeber fällt nicht unter die besondere Steuerbefreiung für Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung. Allerdings ist die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen im Rahmen der 44-EuroSachbezugsgrenze möglich.

Auszahlung von Sachbezügen zulässig

Laut BFH (Urteil vom 11.11.2010, VI R 27/09, Stil II 2011, 386) liegen Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) auch dann vor, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden (Änderung der Rechtsprechung gegenüber Urteil vom 27.10.2004, VI R 51/03, Stil II 2005, 137).

Steuerliche Behandlung der Reisekosten an Arbeitnehmer und Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber

Durch die zum 01.01.2014 in Kraft getretene Reisekostenreform haben sich die steuerlichen Reisekostensätze teilweise geändert. Bei Reisekosten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsverhältnisses steuerfrei gewährt werden können, handelt es sich um

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten.

Bei Benutzung eines Arbeitnehmer-Fahrzeugs (Pkw) kann der Arbeitgeber zeitlich unbeschränkt pauschal 0,30 Euro für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer steuerfrei ersetzen. Die aktuellen pauschalen Kilometersätze für die Erstattung von beruflich veranlassten Fahrten betragen:

Kilometersatz (Euro pro km):
Kraftwagen (Pkw): 0,30 Euro
Andere motorbetriebenen Fahrzeuge/Motorroller: 0,20 Euro

Neben Fahrtkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit steuerfrei gewähren. Verpflegungsmehraufwendungen können ausschließlich in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Ab 2014 gibt es nur noch eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen (12/24 Euro). Bei mehrtätigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung entfällt zudem die Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit für den An- und Abreisetag. Die Dauer der Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen ist für die gleiche Auswärtstätigkeit auf einen Zeitraum von drei Monaten beschränkt (sog. Freimonatsregelung).

Abwesenheitsdauer / Verpflegungspauschalen (Inland):
unter 8 Std.: 0 Euro
mehr als 8 Std.: 12 Euro
An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): 12 Euro
24 Std.: 24 Euro

Bei Reisen ins Ausland können die für das jeweilige Reiseland vorgesehenen pauschalen Auslandstagegelder für einen Zeitraum von maximal drei Monaten steuerfrei ersetzt werden.

Fallen im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Übernachtungskosten an, kann der Arbeitgeber diese Aufwendungen dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten, und zwar entweder mit

  • den tatsächlichen nachgewiesenen Kosten der Übernachtung (z. B. lt. Hotelrechnung) oder
  • ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland.

Bei Übernachtungen im Ausland sind die länderweise unterschiedlich geltenden Übernachtungspauschbeträge zu beachten.

Ersetzt der Arbeitgeber die tatsächlichen Auswendungen für die Übernachtung, sind diese stets anhand von Einzelnachweisen (z. B. Hotel- oder Pensionsrechnung) zu belegen. Sofern bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit Reisenebenkosten (z. B. Parkplatz- oder Gepäckaufbewahrungsgebühren) anfallen, können diese in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt werden.

Bei unentgeltlicher Verpflegung, die seitens des Amts dem Beschäftigten gestellt wird, werden vom abwesenheitsabhängigen Tagegeld für das

Frühstück 20 %; derzeit 4,80 EUR
Mittagessen 40 %; derzeit 9,60 EUR
Abendessen 40 %; derzeit 9,60 EUR

des vollen Tagesgelds für einen vollen Kalendertag (= 24 EUR) einbehalten.

Unentgeltliche Verpflegung liegt auch vor, wenn die Kosten dafür in der Teilnehmergebühr für die Seminare, Fortbildungsveranstaltungen, Tagungen usw. oder in Flug- oder Fahrtkosten enthalten sind. Es macht dabei keinen Unterschied, ob die Teilnehmergebühr unmittelbar überwiesen, dem Teilnehmer zur Zahlung an den Veranstalter mitgegeben oder dem Beschäftigten als Nebenkosten ersetzt wird.

Steht wegen einer nicht 8 Std. dauernden Dienstreise kein Tagegeld zu, sind in dieser Zeit gewährte unentgeltliche Mahlzeiten (als geldwerter Vorteil) steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Beispiel: 1-tägige Dienstreisen

  • EUR
    1. • Dienstreise-Dauer 9 Std., 2 unentgeltliche Hauptmahlzeiten
  • Tagegeld • 12,00
  • einzubehalten • 80 % von 24 EUR • 19,20
  • zu gewährendes Tagegeld • 0 2. • Dienstreise-Dauer 24 Std., Mittag- und Abendessen unentgeltlich
  • Tagegeld • 24,00
  • einzubehalten • 80 % von 24 EUR • 19,20
  • zu gewährendes Tagegeld • 4,80
    1. • Dienstreise-Dauer 24 Std., volle unentgeltliche Verpflegung
  • Tagegeld • 24,00
  • einzubehalten • 100 % von 24 EUR • 24,00
  • zu gewährendes Tagegeld • 0
    1. • Dienstreise-Dauer 7 Std., unentgeltliches Mittagessen
  • Tagegeld • 0
  • zu versteuern mindestens Sachbezugswert (2014) • 2,80
    1. • Dienstreise-Dauer 18 Std., unentgeltliches Frühstück
  • Tagegeld • 12,00
  • einzubehalten • 20 % von 24 EUR • 4,80
  • zu gewährendes Tagegeld • 7,20
    1. • Dienstreise-Dauer 11 Std., unentgeltliches Frühstück und Mittagessen
  • Tagegeld • 12,00
  • einzubehalten • 20 + 40 % von 24 EUR • 14,40
  • zu gewährendes Tagegeld • 0

Beispiel: mehrtägige Dienstreise:

Reisebeginn 3.6., 9.00 Uhr, voller Aufenthaltstag am 4.6., Reiseende 5.6., 16.00 Uhr; unentgeltliche Verpflegung ab Mittagessen am 3.6. bis zum Mittagessen am 5.6.

  • EUR • EUR
  • Tagegeld 3.6. (15 Std.) • 12,00
  • ./. 40 % (Mittagessen) • } von 24 EUR
  • ./. 40 % (Abendessen) • 19,20 • 0
  • Tagegeld 4.6. (24 Std.) • 24,00
  • ./. 100 % von 24 EUR • 24,00 • 0
  • Tagegeld 5.6. (16 Std.) • 12,00
  • ./. 20 % (Frühstück) • } von 24 EUR
  • ./. 40 % (Mittagessen) • 14,40 • 0
  • Tagegeld • 0

Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber

Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 24.10.2014 neu geregelt, dass zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten anlässlich einer Dienstreise auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf dem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten gehören, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Darüber hinaus definiert die Finanzverwaltung auch den Begriff der „Mahlzeit“ neu und weitet diesen erheblich aus. Dies führt dazu, dass nunmehr auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.

Die Sachbezugswerte ab Kalenderjahr 2015 sind – teilweise – durch die siebte Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung vom 28.11.2014 (BGBl. I 2014, 1799) festgesetzt worden. Die Werte wurden nicht angepasst und betragen daher weiterhin

a) für ein Mittag- oder Abendessen 3,10 €,
b) für ein Frühstück 1,67 €.

Hinweise:

  • Die Lohnsteuer kann auch seit 01.01.2014 weiterhin mit einem Pauschsteuersatz von 25% erhoben werden, wenn dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden. Voraussetzung: Diese Vergütungen übersteigen die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen – ohne Anwendung der Kürzungsregelung für die Mahlzeitengestellung! (R 40.2 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 Satz 1 LStÄR 2015) – um nicht mehr als 100% (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).
  • Übersteigt der Wert der Mahlzeit (einschließlich Getränke) den Betrag von 60 € (inkl. Umsatzsteuer – „Belohnungsessen“), ist sie mit ihrem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Sätze 1 und 2 LStR 2015). Eine Zuzahlung des Arbeitnehmers ist auf den tatsächlichen Preis anzurechnen. Bezahlt der Arbeitnehmer das Getränk, weil der Arbeitgeber nur das Essen, nicht aber die Getränke stellt, ist die Zahlung des Getränks durch den Arbeitnehmer nicht auf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit anzurechnen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Sätze 3 und 4 LStR 2015). Gegebenenfalls kann allerdings die „44-€-Freigrenze“ (pro Kalendermonat) für Sachbezüge in Anspruch genommen werden, da es sich bei der Mahlzeitengestellung um einen Sachbezug handelt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
  • Essensmarken werden nicht als Sachbezug mit dem amtlichen Sachbezugswert erfasst, falls die Kantine nicht vom Arbeitgeber selbst betrieben wird. Übersteigt der (Verrechnungs-) Wert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert um mehr als 3,10 € (im Veranlagungszeitraum 2015 > 6,10 €), ist dieser Wert als Einnahme anzusetzen (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a Satz 1 Buchst. cc LStR).

Beihilfen und Unterstützungen wegen Hilfsbedürftigkeit

Beihilfen oder Unterstützungen, die von privaten Arbeitgebern an einzelne Arbeitnehmer gezahlt werden, sind als sog. Notstandsbeihilfen bis zu einem Betrag von 600 Euro im Kalenderjahr steuerfrei, wenn die Unterstützung dem Anlass nach gerechtfertigt ist, z. B. bei Tod naher Verwandter, Vermögensschäden bei höherer Gewalt oder Naturkatastrophen (z. B. Feuer, Hochwasser) sowie in Krankheits- und Unglücksfällen. Der steuerfreie Betrag kann sich bei einem besonders schweren Notfall erhöhen. Das, die Unterstützung rechtfertigende, Ereignis ist zu dokumentieren und zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Betriebe mit weniger als fünf Arbeitnehmern können entsprechende Unterstützungen ohne weitere formelle Voraussetzung steuerfrei gewähren. In Betrieben ab fünf Arbeitnehmern muss die Unterstützung

  • aus einer mit Mitteln des Arbeitgebers geschaffenen, aber von ihm unabhängigen Einrichtung gewährt werden (z. B. Unterstützungskasse) oder
  • aus Beträgen gezahlt werden, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat oder einer sonstigen Arbeitnehmervertretung zu dem Zweck überweist, Unterstützungen an die Arbeitnehmer (ohne maßgebenden Einfluss des Arbeitgebers) zu gewähren oder
  • vom Arbeitgeber selbst erst nach Anhörung des Betriebsrats oder sonstiger Arbeitnehmervertreter gewährt oder nach einheitlichen Grundsätzen bewilligt werden, denen der Betriebsrat oder sonstige Vertreter der Arbeitnehmer zugestimmt haben.

Beispiel: Ein Arbeitgeber gewährt einer Arbeitnehmerin eine Beihilfe anlässlich des Todes ihres Ehemannes i. H. von 500 Euro.

Ergebnis: Es handelt sich um eine steuerfreie Unterstützungsleistung.

Erholungsbeihilfen können vom Arbeitgeber nur dann bis zu einem Betrag von 600 Euro im Jahr als Unterstützung steuerfrei gewährt werden, wenn sich der Arbeitnehmer zur Abwehr oder Heilung einer typischen Berufskrankheit z. B. einer Kur unterziehen muss. Sofern Erholungsbeihilfen nicht die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllen, können diese nach § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden. Für die Anwendung der Pauschalbesteuerung darf die Erholungsbeihilfe

  • 156 Euro für den einzelnen Arbeitnehmer selbst,
  • 104 Euro für dessen Ehegatten und
  • 52 Euro pro Kind

im Kalenderjahr nicht übersteigen. Weiterhin muss die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang (innerhalb drei Monaten) z. B. mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt werden.

Lohnsteuer: Die Voraussetzungen für die Gewährung steuerfreier Leistungen zur Unterstützung von Arbeitnehmern in Notfällen in der Privatwirtschaft sind im Einzelnen in R 3.11 Abs. 2 LStR beschrieben. Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % für Erholungsbeihilfen ist in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG sowie in R 40.2 Abs. 3 LStR enthalten.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB V definiert die aus einem Beschäftigungsverhältnis zugeflossenen Einkünfte grundsätzlich als sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Wird dieses einmalig gezahlt, richtet sich die Beitragserhebung nach § 23a SGB IV. Die Beitragsfreiheit von Beihilfen ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 3 SvEV.

Steuerliche Behandlung der Abgabe von Getränken an Arbeitnehmer

Erfrischungsgetränke (z. B. Kaffee, Tee oder Mineralwasser), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 Euro nicht überschreitet.

Gesetzliche Grundlage: § 8 Abs. 1 EStG

Auslagenersatz

Als Auslagenersatz bezeichnet man betrieblich bedingte Ausgaben, die der Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers tätigt (z. B. Parkgebühren). Sofern ausschließlich betriebliche Auslagen ersetz werden, handelt es sich nicht um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Voraussetzungen für die steuerfreie Erstattung ist ein Einzelnachweis über die vom Arbeitnehmer getragenen Auslagen. Ein Auslagenersatz ohne Einzelnachweis führt regelmäßig zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann ein pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Der pauschale Auslagenersatz bleibt dann solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Beispiel: Ein Rentner ist im geringfügigen Umfang als Bote tätig. Er weist beruflich bedingte Parkgebühren i. H. von mind. 20 Euro/Monat per Einzelbeleg nach.

Ergebnis: Sofern sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern, kann der Arbeitgeber dem Rentner nach drei Monaten der Einzelnachweisführung die Parkgebühren i. H. von 20 Euro ohne Vorlage von Parkquittungen steuerfrei erstatten.

Da es sich bei den Erstattungen um laufende Aufwendungen des Arbeitnehmers im Interesse des Arbeitgebers handelt, keine nicht geringwertigen Wirtschaftsgüter angeschafft werden und die Aufwendungen des Arbeitnehmers durchschnittlich in Höhe der Pauschalabgeltung anfallen, kann diese gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei bleiben.

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