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Freitag, 01.07.2016

Steuerliche Anforderung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Private Fahrten mit dem Firmenwagen können aufgrund der pauschalen Besteuerung durch die sogenannte „1%-Regel“ teuer werden. Bei dieser Methode wird der Bruttolistenpreis des genutzten Fahrzeuges als Bemessungsgrundlage herangezogen. Dadurch wird die Privatnutzung auch bei älteren Gebrauchtwagen anhand des hohen Bruttolistenpreises bestimmt, unabhängig von der tatsächlichen privaten Mitbenutzung.

Um die 1%-Regel abzuwenden hilft nur die Führung eines Fahrtenbuches. Allerdings ist die Finanzverwaltung gerade bei dieser Art der Ermittlung der privaten Nutzung sehr genau und achtet verstärkt auf inhaltliche sowie formelle Richtigkeit. Diese Haltung ist durch eine Vielzahl von Urteilen auch von der Rechtsprechung gedeckt. Deshalb wollen wir Ihnen hier einen kurzen Überblick über die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aufzeigen, damit es bei der Steuererklärung keine Beanstandung von Seiten des Finanzamtes gibt.

Die Finanzverwaltung erkennt ein Fahrtenbuch nur dann an, wenn die dienstlichen (beruflichen, geschäftlichen) und privaten Fahrtstrecken gesondert und laufend nachgewiesen werden. Für die dienstlichen Fahrten müssen mindestens folgende Angaben aus dem Fahrtenbuch hervorgehen:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • Zieladresse (genaue Angaben erforderlich) und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Bei den Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben der Strecke. Für die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sowie bei Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung genügt ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Die Angaben im Fahrtenbuch müssen vollständig, fortlaufend und zeitnah eingetragen werden. Es dürfen nachträglich keine Veränderungen vorgenommen werden. Daher ist ein Muss, das Fahrtenbuch im Auto mitzuführen und täglich zu aktualisieren. Die Angaben zu den jeweiligen An- und Abfahrtszeiten sind bei Geschäftsreisen nicht notwendig. Allerdings ist es ratsam diese mit aufzuzeichnen, wenn das Fahrtenbuch gleichzeitig als Beleg zur Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendung dient. Zieladressen dürfen auch in Kurzform (z.B. KundenNummer) erfasst werden, wenn sich aus anderen Unterlagen die eindeutige Identifizierung der aufgesuchten Adresse ergibt.

Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden. Der Wechsel von der „1%-Regel“ zum Fahrtenbuch darf nicht unterjährig stattfinden. Erst im Folgejahr kann die Anwendung des Fahrtenbuches erfolgen. Allerdings kann bei einem Fahrzeugwechsel neu entschieden werden, ob ein Fahrtenbuch geführt werden soll.

Es besteht auch die Möglichkeit ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Leider gibt es von der Finanzverwaltung keine offiziell autorisierten Programme zur Fahrtenbucherstellung. Damit ein elektronisches Fahrtenbuch anerkannt wird, muss es die gleichen Angaben wie das manuell geführte Fahrtenbuch enthalten. Zudem müssen nachträgliche Veränderungen der Daten aus dem Programm und des Ausdrucks technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert und offengelegt werden.

Die Aufbewahrungsfrist für Fahrtenbücher beträgt 10 Jahre und muss bei beiden Varianten gewährleistet werden. So müssen beim elektronischen Fahrtenbuch die Dateien archiviert und unverändert lesbar gemacht werden können. Außerdem müssen eventuelle Änderungen mit Datum und ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein.

Die Belege für die Kosten des Fahrzeuges wie zum Beispiel Tankbelege, Reparaturkosten, Versicherung und Kfz-Steuer müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Am Ende des Jahres werden die Kosten zusammengezählt und der prozentuale Anteil der Privatfahrten an der Gesamtfahrleistung ermittelt. Die Bemessungsgrundlage ist nun der genau berechnete prozentuale Anteil der Privatfahrten.

Wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt im Nachhinein aufgrund von inhaltlich schwerwiegenden Fehlern oder Unvollständigkeit nicht anerkannt, wird für den betroffenen Zeitraum wieder die „1%-Regel“ angewendet.

Haben Sie dazu Fragen, sprechen Sie uns an!

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