Steuer-News-Archiv
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Samstag, 01.10.2016

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch – Abkürzungen vermeiden

Der Anteil der privaten Nutzung eines PKW, welches zum Betriebsvermögen eines Unternehmens gehört, ist beim Nutzer einkommensteuerpflichtig und löst Umsatzsteuer aus. Wird ein PKW zu über 50 % betrieblich genutzt, ist monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises als Privatanteil der PKWNutzung anzusetzen. Alternativ kann ein geringerer Privatanteil durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Hierdurch werden die betrieblich gefahrenen und die privat gefahrenen Kilometer ermittelt. Sämtliche Aufwendungen für den PKW, wie z.B. die Abschreibung, die Tank- und Reparaturkosten oder auch Kosten für Versicherung und Steuer, werden summiert und sodann der Anteil der Aufwendungen für die Privatfahrten ermittelt. Dies kann zu einem günstigeren Ergebnis führen als die 1 %- Methode, vor allem bei einer geringen privaten Nutzung des PKWs. Damit ein Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt wird, muss es bestimmte Kriterien erfüllen, also „ordnungsgemäß“ sein.

Das Finanzgericht Köln hat kürzlich in einem Urteil noch einmal ganz deutlich gemacht, dass Mindestangaben zwingend in einem Fahrtenbuch selbst zu machen sind und Abkürzungen jeglicher Form nur die Ausnahme sein dürfen. Das Datum der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Startort, Reiseziel, Reisezweck und ggf. Umwege und deren Gründe seien Mindestangaben eines Fahrtenbuchs und dort zeitnah einzutragen. Die Mindestangaben müssten dem Fahrtenbuch selbst zu entnehmen sein. Abkürzungen für Namensoder Ortsangaben dürften nur für bestimmte, häufig aufgesuchte Fahrtziele und Kunden verwendet werden. Die Abkürzungen müssten von sich heraus verständlich oder einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt zu entnehmen sein. Nur so sei eine stichprobenartige Überprüfung durch einen Dritten in angemessener Zeit durchführbar. Den Zielort und den Namen des aufgesuchten Kunden in fast jedem Eintrag im Fahrtenbuch abzukürzen, mit dem Verweis darauf, dass man die Angaben an den Ausgangsrechnungen des Unternehmens nachvollziehen könne, sei nicht ausreichend. Auch die Begründung des Steuerpflichtigen konnte die Richter nicht umstimmen. Dieser hatte angegeben, die Namen der Kunden sowie die Zieladressen aus Datenschutzgründen abgekürzt zu haben, da das Fahrtenbuch im PKW verblieb und der Datenschutz damit gefährdet gewesen sei. Dies ist für die Beurteilung der steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs aber unerheblich, so das Finanzgericht. Gegen das Urteil hat der Steuerpflichtige Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof eingelegt.

Quelle: FG Köln, Urteil vom 18. März 2016, 3 K 3735/12, NZB eingelegt (Az. des BFH: VIII B 54/16), EFG 2016 S. 1332
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