Getrennte Aufzeichnungen für Geschenke

Eine GmbH hatte zum Jahresende fast 15.000 Werbekalender herstellen lassen, bei denen die Monatsblätter neben Fotografien von Bauwerken das Firmenlogo zeigten. Das Finanzamt sah in den Kalendern sogenannte Zweckgeschenke und wollte die anteiligen Kosten für die an Kunden, Architekten und sonstige Empfänger versandten Kalender nicht als Betriebsausgaben zum Abzug zulassen, da die Aufwendungen innerhalb der kaufmännischen Buchführung nicht getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben verbucht worden waren. Die GmbH sah in den Kalendern eine Werbemaßnahme, für die keine gesonderten Aufzeichnungspflichten bestehen. Aber auch bei Bejahung des Geschenkebegriffs sei das Erfordernis der gesonderten Aufzeichnung durch die jederzeitige Abrufbarkeit im Controlling erfüllt. Die Abrufbarkeit der Aufwendungen im Controllingsystem sah das Finanzamt jedoch nicht als ausreichend an; die gesonderte Aufzeichnung müsse innerhalb der Buchführung erfolgen.

Das Finanzgericht folgte der Auffassung des Finanzamtes. Bei den Kalendern handle es sich um Werbegeschenke, für die die Aufzeichnungserfordernisse gelten würden, auch wenn sie selbst als Werbeträger dienten. Da die Grenze von 40 € pro Kunde nicht überschritten werde, sei allein entscheidend, ob die vom Gesetz geforderte gesonderte Aufzeichnung vorliege. Nach einem BFHUrteil aus 1968 würden dafür Aufzeichnungen innerhalb der kaufmännischen Buchführung verlangt. Die Einbeziehung von (integrierten) Controllingsystemen berge die Gefahr des Risikos von Manipulationen seitens der Steuerpflichtigen – so das Finanzgericht.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision zur Fortbildung des Rechts zugelassen, da ein vergleichbarer Sachverhalt zum Erfordernis der getrennten Aufzeichnung höchstrichterlich noch nicht entschieden ist. Das Urteil hat eine große praktische Bedeutung, da solche Werbegeschenke von einer Vielzahl von Unternehmern verteilt werden. Werden die Aufwendungen hierfür auf dem Konto „Werbekosten“ gebucht, so ist nach der Auffassung des Finanzgerichtes die Erfordernis der einzelnen und getrennten Aufzeichnung von Geschenken nicht erfüllt, und die Aufwendungen sind nicht als Betriebsausgaben abziehbar, auch wenn der Wert der Werbegeschenke, die einem Kunden im Wirtschaftsjahr zugewendet werden, 35 € nicht übersteigt. Daher ist es unerlässlich, dass solche Artikel auf die entsprechenden Konten gebucht werden. Liegt der Wert dieser Werbegeschenke unter 10 €, sind diese auf das Konto „Streuartikel“ zu buchen. Übersteigt der Wert der Geschenke 10 €, jedoch nicht 35 €, sind diese auf das Konto „Geschenke abzugsfähig“ zu buchen. Übersteigt der Wert der Geschenke 35 €, hat eine Buchung auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“ zu erfolgen.