Anzahlungs- und Schlussrechnungen richtig schreiben

Der Erhalt oder das Ausstellen von Anzahlungsrechnungen gehört heutzutage bei vielen Unternehmen zum Alltag. In der Praxis kommt es jedoch immer wieder vor, dass die Anzahlungsrechnungen formal nicht korrekt ausgestellt werden. Der folgende Beitrag soll Ihnen helfen Fehler bei der Erstellung von Anzahlungsrechnungen zu vermeiden.

Was sind eigentlich Anzahlungen und Anzahlungsrechnungen? Bei Anzahlungen erhält der leistende Unternehmer eine Vorauszahlung von dem Leistungsempfänger für in der Zukunft zu erbringende Leistungen. Das bedeutet, dass der geleisteten (An-)Zahlung zu dem Zeitpunkt noch keine erbrachte Leistung gegenüber steht.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht bedeutet dies, obwohl keine Leistung nach § 1 Abs. 1 UStG vorliegt, entsteht die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Vereinnahmung. Gleichzeitig kann der Leistungsempfänger, der die Anzahlung geleistet hat, die in der Anzahlung enthaltene Vorsteuer geltend machen soweit ihm eine entsprechende Rechnung vorliegt, und er die Anzahlung geleistet hat.

Für das Entstehen der Umsatzsteuerschuld ist das Ausstellen einer Anzahlungsrechnung nicht von Bedeutung. Dies sieht jedoch ganz anders aus wenn es um den Vorsteuerabzug geht. Die Vorsteuer, kann nur geltend gemacht werden, wenn diese ordnungsgemäß ausgewiesen wird.

Darüber hinaus muss die Anzahlungsrechnung ordnungsgemäß in der Schlussrechnung dargestellt werden. Zum einen ist dieses für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers wichtig und zum anderen besteht die Gefahr, dass die Umsatzsteuer von dem Leistenden doppelt abzuführen ist. Die Umsatzsteuer wird zum einen in der Anzahlungsrechnung ausgewiesen und darf nur vermindert um die ausgewiesene Umsatzsteuer in der Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung ausgewiesen werden. Wird die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung voll ausgewiesen, ist diese Steuer nach § 14c UStG ebenfalls in voller Höhe abzuführen. Dieses kann nur geheilt werden, in dem die Rechnung korrigiert wird. Die Umsatzsteuer darf dann zum Zeitpunkt der Rechnungskorrektur berichtigt werden.

Die Schlussrechnung benötigt wie jede andere Rechnung auch die folgenden Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
• in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Wir haben Ihnen zwei Beispiele für das Ausstellen der Schlussrechnung zusammengestellt:

Beispiel 1

Entgelt: 100.000 €
Umsatzsteuer: 19.000 €
Summe: 119.000 €

abzüglich erhaltene Anzahlung: 10.000 €
Umsatzsteuer: 1.900 €
Summe: 11.900 €

verbleibende Restzahlung: 107.100 €

Beispiel 2

Entgelt: 100.000 €
Umsatzsteuer: 19.000 €
Summe: 119.000 €

abzüglich erhaltene Anzahlung: 11.900 €
verbleibende Restzahlung: 107.100 €
darin enthaltende Umsatzsteuer: 17.100 €
in den Abschlagszahlung enthaltene Umsatzsteuer: 1.900 €

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