Mindestangaben im Fahrtenbuch können nicht nachträglich ergänzt werden
Bei Betriebs- oder Dienstfahrzeugen, die auch privat genutzt werden dürfen, muss der private Nutzungsanteil bewertet und besteuert werden. Dafür steht die pauschale 1 %-Methode zur Verfügung, möglich ist aber auch das Führen eines Fahrtenbuchs, aus der der genaue Anteil der Privatnutzung entnommen werden kann. Ein Fahrtenbuch zu führen ist aufwändig, doch es führt in einigen Fällen zu einer günstigeren Besteuerung, wie etwa wenn das Fahrzeug nur sehr wenig privat gefahren wird. Damit das Fahrtenbuch der Besteuerung zu Grunde gelegt werden kann, muss es ordnungsgemäß sein. Kommt es zu Beanstandungen, muss der Anteil für Privatfahrten mit der 1 %-Methode bewertet werden. Was ordnungsgemäß ist, hat der Gesetzgeber nicht definiert. Vielmehr muss das aus der Rechtsprechung abgeleitet werden, woraus sich folgende Mindestanforderungen ergeben:
- Das Fahrtenbuch ist zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form (Buch, Heft) zu führen.
- Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Daher darf ein Fahrtenbuch nicht mit Excel geführt werden.
- Bei betrieblichen bzw. dienstlichen Fahrten müssen Kilometerstand und Datum zu Beginn jeder Fahrt aufgezeichnet werden. Darüber hinaus muss das Reiseziel, Reisezweck (z.B. Kundengespräch) und der aufgesuchte Geschäftspartner ins Fahrtenbuch geschrieben werden.
- Bei Privatfahrten genügen Kilometerangaben.
- Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk.
Erst kürzlich musste sich der BFH damit befassen, inwieweit die Mindestangaben eines Fahrtenbuchs nachträglich ergänzt werden dürfen. Aus dem Urteil geht hervor, dass ein Fahrtenbuch dann nicht mehr ordnungsgemäß ist, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben nachträglich präzisiert werden.
Dabei ging es um das Fahrtenbuch für den Dienstwagen eines GmbH-Geschäftsführers. Das Fahrtenbuch bemängelte das Finanzamt, weil aus ihm die Mindestangaben nicht hervorgingen. In der Tat gab es bei betrieblichen Fahrten nur unzureichende Angaben zum Reiseziel und zum Reisezweck. Die aufgesuchten Geschäftspartner oder der Reisezweck wurden nur gelegentlich aufgezeichnet. Das Reiseziel wurde nur anhand des Straßennamens benannt, häufig wurden Kürzel verwandt. Daraufhin wurden diese Angaben durch die GmbH durch eine umfangreiche Auflistung ergänzt. Doch diese Mühe hätte man sich sparen können, denn für das Finanzamt war das Fahrtenbuch aufgrund der erheblichen nachträglichen Ergänzungen nicht ordnungsgemäß.
Die GmbH klagte dagegen und bekam durch das Finanzgericht sogar Recht zugesprochen. Das Fahrtenbuch sei ordnungsgemäß, so das Finanzgericht, denn die handschriftlichen in einem geschlossenen Buch gemachten Angaben reichen gemeinsam mit den zusätzlichen erläuternden Auflistungen aus, um den betrieblichen Nutzungsanteil individuell zu ermitteln.
Der BFH vertrat allerdings die Auffassung des Finanzamtes. Die geforderte vollständige Aufzeichnung verlange grundsätzlich Angaben zu Ausgangsund Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im verhandelten Fall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen.
Hinweis: Sofern im Fahrtenbuch das Kürzel „F“ für Firma, d.h. der Betriebssitz, angegeben wurde, war das ausreichend, so der BFH. Nicht ausreichend präzisiert ist die betriebliche Fahrt dann, wenn als Ziel nur ein Straßenname ohne Hausnummer und Kundenname angegeben wird. Gleiches gilt, wenn im Fahrtenbuch nur der Kundenname auftaucht, dieser jedoch gleich mehrmals in der Gemeinde vertreten ist.