Alle Jahre wieder - Die steuerliche Behandlung von Geschenken
Weihnachten steht vor der Tür und anlässlich dieses Festes und dem bevorstehenden Jahreswechsel möchte man seinen Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern für die erfolgreiche Zusammenarbeit im ausklingenden Jahr eine kleine Freude bereiten. Bei der Zuwendung von Geschenken ist jedoch Vorsicht geboten. Damit sich nicht auch noch der Fiskus an Ihrem Gabentisch bedient, möchten wir im Folgenden die Möglichkeiten zeigen, wie Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern Geschenke steuerneutral zukommen lassen können.
Geschenke an Kunden und Geschäftspartner
Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner führen bei den Empfängern, sofern es sich dabei um Unternehmer oder Freiberufler handelt, grundsätzlich zu Betriebseinnahmen. Der Empfänger des Geschenkes wäre also dazu verpflichtet, den gemeinen Wert des Geschenkes im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Betriebseinnahme zu versteuern. Hierdurch bekommt natürlich jedes noch so herzlich gemeinte Geschenk einen faden Beigeschmack.
Pauschalierung der Einkommensteuer durch den Schenker
Damit der Beschenkte sich auch gänzlich über das Präsent freuen kann, besteht für den Schenker die Möglichkeit, die Einkommensteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 30 % abzugelten. Macht der Schenker von dieser Möglichkeit Gebrauch, muss der Beschenkte diese nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung angeben. Die Wahl zur Pauschalbesteuerung kann der Schenker nur einheitlich für alle Sachzuwendungen, die innerhalb eines Kalenderjahres getätigt werden, treffen. Die Möglichkeit, dass die Zuwendung an Geschäftsfreund A der Pauschalversteuerung unterworfen wird und gleichzeitig für die Zuwendung an Geschäftsfreund B auf die Pauschalierung verzichtet wird, besteht nicht. Damit der Beschenkte die Sachzuwendung auch tatsächlich nicht in seiner Einkommensteuererklärung angeben muss, hat der Schenker ihn über die Anwendung der Pauschalversteuerung zu unterrichten. Daher sollte dem Präsent auch noch ein entsprechendes Schreiben beigefügt werden, welches der Beschenkte im Falle eine Betriebsprüfung vorlegen kann. Eine Nachsendung auf dem Postweg ist natürlich möglich. Eine Pauschalversteuerung der Sachzuwendungen kann nicht vorgenommen werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger oder die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 € übersteigen. Berechnungsgrundlage für die pauschale Steuer ist der Bruttobetrag der Zuwendung (Aufwendungen des Schenkers zuzüglich der Umsatzsteuer).
Gänzlich steuerfrei können Sachzuwendungen, deren Anschaffungskosten 10 € nicht übersteigen (sog. Streuwerbeartikel) und Geschenke anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (z.B. Geburtstag oder Firmenjubiläum), zugewendet werden. Hier sind Zuwendungen bis zu einer Höhe von 40 € begünstigt; diese sind auch vollumfänglich als Betriebsausgaben abziehbar.
Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs beim Schenker
Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Schenkers sind, können nur als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern die Aufwendungen je Empfänger den Gesamtbetrag von 35 € im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen. Hierbei ist zu beachten, dass der Betrag von 35 € eine Freigrenze und keinen Freibetrag darstellt. Wurde Geschäftsfreund A zu Ostern bereits ein Geschenkkorb im Wert von 15 € zugewendet, darf der Wert der Flasche Wein zu Weihnachten 20 € nicht übersteigen, da ansonsten weder der Osterkorb noch das Weihnachtspräsent als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig sind.
Ob die Umsatzsteuer bei der Bemessung der 35 €-Grenze zu berücksichtigen ist, hängt davon ab, ob der Schenker zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht. Bei einem zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer ist der Nettobetrag maßgebend, da hier die Vorsteuer keinen Aufwand darstellt. Bei einem nicht zum Vorsteuerabzug Berechtigten (z.B. Arzt oder Kleinunternehmer) ist der Bruttoaufwand entscheidend, da hier die Umsatzsteuer den Gewinn mindert. Wird die 35 €-Grenze überschritten, ist auch ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Hinweis:
Die pauschale Einkommensteuer ist vom Schenker in einer Lohnsteuer-Anmeldung anzumelden und an das Finanzamt abzuführen. Haben Sie also Sachzuwendungen getätigt, für welche Sie die pauschale Besteuerung wünschen, denken Sie daran, diese in Ihrer Jahreslohnsteuermeldung bzw. Ihrer Lohnsteueranmeldung für das 4. Quartal oder der für Dezember zu berücksichtigen. Nehmen wir die Lohnsteueranmeldungen für Sie vor, teilen Sie uns die pauschal zu versteuernden Aufwendungen rechtzeitig mit, um eine Berichtigung der Lohnsteuermeldung und die hiermit verbunden Kosten zu vermeiden. Gleichzeitig möchten wir Sie darauf hinweisen, dass es momentan streitig ist, ob Geschenke, deren Wert zwischen 10 und 35 € liegt, in die Einkommensteuerpauschalierung einzubeziehen sind. Hier ist ein Verfahren beim Bundesfinanzhof anhängig. Wir empfehlen gegen betroffene Lohnsteueranmeldungen binnen eines Monats nach Einreichung bei der Finanzverwaltung Einspruch einzulegen. Gerne erledigen wir dies für Sie.
Geschenke und Sachzuwendungen an Arbeitnehmer
Generell ist es möglich, Arbeitnehmern Sachzuwendungen mit einem Wert von bis zu 44 € im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei zuzuwenden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Sache (z.B. ein Buch), einen Warengutschein (z.B. Tankgutschein) oder etwa die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio zuwendet. Bei Gutscheinen kommt es nicht mehr darauf an, ob diese eine bestimmte Sache oder Menge bezeichnen. So kann dem Arbeitnehmer auch ein Einkaufsgutschein für Waren im Wert von 44 € ausgestellt werden. Schädlich ist es jedoch, wenn der Arbeitnehmer sich den Gegenwert des Gutscheins auszahlen lassen kann. In diesem Fall liegt steuerpflichtiger Barlohn vor. Möglich ist jedoch, dass Arbeitnehmer die Aufwendungen für einen Sachbezug „vorstrecken“ und sich später von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen.
Beispiel:
Der Arbeitnehmer A tankt monatlich für 44 € an einer beliebigen Tankstelle. Er legt seinem Arbeitgeber die Tankquittung vor. Dieser erstattet ihm den entsprechenden Betrag.
Es ist ein Sachbezug gegeben, welcher die 44 €-Grenze nicht übersteigt und somit zu keinen steuerpflichtigen Einnahmen führt.
Soll dem Arbeitnehmer eine bestimmte Sache oder Dienstleistung zugewendet werden, deren Wert den monatlichen Betrag von 44 € übersteigt, kann durch die Zuzahlung des Arbeitnehmers eine Besteuerung des Sachbezuges vermieden werden.
Beispiel:
Der Arbeitgeber schließt für seinen Arbeitnehmer eine Mitgliedschaft in einem Fitnessclub ab. Der monatliche Mitgliedsbeitrag beträgt 55 €. Der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung von 11 €.
Es ist ein steuerfreier Sachbezug gegeben, da nach Anrechnung der vom Arbeitnehmer geleisteten Zuzahlung der vom Arbeitgeber gewährte geldwerte Vorteil die 44 €-Grenze nicht übersteigt.
Neben dieser Freigrenze für Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen Aufmerksamkeiten aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zukommen lassen. Diese Aufmerksamkeiten sind steuerfrei, sofern es sich um Sachleistungen handelt, deren Wert 40 € nicht übersteigen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält monatlich einen Tankgutschein im Wert von 44 € von seinem Arbeitgeber. Anlässlich seines Geburtstages überreicht ihm sein Arbeitgeber einen Blumenstrauß und eine Flasche Wein. Der Wert des Weines und des Blumenstraußes übersteigt die 40 € nicht.
Sowohl der Tankgutschein als auch die Geburtstagspräsente können dem Arbeitnehmer steuerfrei überlassen werden, da es sich bei dem Tankgutschein um eine Sachzuwendung handelt, für welche die 44 €-Grenze nicht überschritten wurde und bei dem Blumenstrauß und der Flasche Wein um Aufmerksamkeiten anlässlich eines besonderen Anlasses, deren Wert 40 € nicht übersteigt.
Auch Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wie einer Weihnachtsfeier, fallen unter diese Regelung.
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, deren Wert 44 € übersteigt
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, deren Wert 44 € übersteigt, können ebenfalls mit einer pauschalen Lohnsteuer von 30 % abgegolten werden. Diese Abgeltung führt jedoch nicht zur Sozialversicherungsfreiheit. Bei besserverdienenden Arbeitnehmern, die sich mit ihrem Einkommen im Bereich des Spitzensteuersatzes bewegen und somit auch über der Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegen, kann die Gewährung eines Sachbezuges dennoch eine Überlegung wert sein.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer (ledig, keine Kirchensteuerpflicht) hat einen vertraglich vereinbarten monatlichen Bruttoverdienst von 6.000 €. Aufgrund besonderer Leistungen wendet sein Arbeitgeber ihm eine Urlaubsreise im Wert von 3.000 € zu. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem pauschalen Einkommensteuersatz von 30 % pauschalieren, wonach rd. 950 € (incl. Solidaritätszuschlag) an den Fiskus abzuführen sind. Zusätzliche Beiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an, da die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten sind. Würde die Prämie in Barlohn ausgezahlt, müsste der Arbeitgeber ca. 1.330 € Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen.
Weiter besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones an seine Arbeitnehmer steuerfrei und auch zur privaten Nutzung zu überlassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Wenn die Geräte ins Eigentum des Arbeitnehmers übergehen sollen, kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden. Auch die Übernahme der Einrichtungskosten eines Internetzugangs sowie die Übernahme der monatlichen Gebühren (bis maximal 50 €) durch den Arbeitgeber können mit 25 % pauschal versteuert werden.
Beispiel:
Aufgrund ihrer guten Leistungen in der Berufsschule überlässt der Arbeitgeber seiner Auszubildenden ein Smartphone zur beruflichen und auch privaten Nutzung. Das Smartphone bleibt jedoch im Eigentum des Arbeitgebers und ist nach Ende des Ausbildungsverhältnisses wieder an den Arbeitgeber zurückzugeben. Weiter schenkt ihr der Arbeitgeber ein Notebook im Wert von 1.000 € zu Weihnachten, welches die Auszubildende auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb behalten darf.
Die Überlassung des Smartphones ist steuerfrei, für die Übereignung des Laptops kann der Arbeitgeber pauschale Lohnsteuer in Höhe von 250 € abführen. Durch die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalversteuerung tritt auch Freiheit in der Sozialversicherung ein.
Rabattfreibetrag ausnutzen!
Waren und Dienstleistungen welche ein Arbeitgeber nicht überwiegend für seine Arbeitnehmer herstellt oder vertreibt, kann er diesen bis zu einem Gesamtbetrag von 1.080 € pro Kalenderjahr steuerfrei zuwenden. Die Waren sind mit dem um 4 % geminderten Endpreis, den ein fremder Letztverbraucher für die Waren und Dienstleistungen zu zahlen hätte, zu bewerten.
Beispiel:
Ein Großhändler für Ski und Ski-Zubehör schenkt seinem Arbeitnehmer ein paar neue Ski und Skischuhe. Ein dem Großhändler am nächsten gelegenes Kaufhaus bietet die Ski und Skischuhe für einen Preis von 1.300 € an. Nach Minderung des Endpreises und dem Abzug des Rabattfreibetrages ist noch ein geldwerter Vorteil von 168 € zu versteuern (1.300 € - 52 € [1.300 x 4%] - Rabattfreibetrag 1.080 € = 168 €).
Hinweis:
Steuerfreie Sachzuwendungen oder Sachleistungen, die mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuert werden, können aufgrund der Freiheit in der Sozialversicherung auch Minijobbern zugewendet werden, ohne dass die Geringfügigkeitsgrenze verletzt wird. Bei Pauschalversteuerung mit 30 % besteht jedoch Sozialversicherungspflicht, so dass die 450 €-Grenze zu beachten ist.