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Dienstag, 01.10.2013

Neues Reisekostenrecht für Arbeitnehmer ab 2014

Die Details:

I. Fahrtkosten

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur der beschränkte Werbungskostenabzug in Form der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG n. F.). Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für alle Fahrten zu anderen bzw. weiteren Tätigkeitsstätten die tatsächlichen Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz angesetzt werden dürfen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG n. F.).

1.) ErsteTätigkeitsstätte

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte ist in § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG n. F. definiert. Er ersetzt den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

Erste Tätigkeitsstätte ist danach jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens nach § 15 AktG oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauernd zugeordnet ist. Festgelegt wird zugleich, dass je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG n. F.). Neu ist, dass zukünftig auch betriebliche Einrichtungen, die nicht dem Arbeitgeber gehören, erste Tätigkeitsstätte sein können und damit zum beschränkten Werbungskostenabzug führen können (zum Beispiel Tätigkeiten beim Kunden oder bei einem Tochterunternehmen).

Eine Tätigkeit ist dauerhaft, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll. Dem Zeitraum von 48 Monaten kommt besondere Betrachtung zu, gerade bei Projekten. Eine Verlängerung eines ursprünglich weniger als 48 Monate langen Zeitraums führt nicht zu einer Zusammenrechnung, da für die Beurteilung allein die prognostizierte Dauer der Tätigkeit entscheidend ist.

Vorrangig soll die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber gelten. Die Zuordnung kann der Arbeitgeber durch arbeits- und dienstrechtliche Weisungen bzw. Verfügungen vornehmen. Dazu zählen alle schriftlichen Vereinbarungen und Weisungen (wie z. B. Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, Vermerke, Einsatzpläne) aber auch mündliche Absprachen.

2.) Fehlen einerZuordnung – quantitative Kriterien

Die Zuordnung durch den Arbeitgeber ist nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr hat der Arbeitgeber die Freiheit, durch die Zuordnung mögliche Reisekostenerstattungen zu regeln. Fehlt eine Zuordnung des Arbeitgebers, greifen quantitative Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Diese liegt bei fehlender Zuordnung vor, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (§ 9 Abs. 4 Satz 4 EStG n. F.).

3.) Mehrere in Betracht kommende Tätigkeitsstätten

Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht (zum Beispiel, weil der Arbeitnehmer mehreren Tätigkeitsstätten zugeordnet ist oder auch die anzuwendenden zeitlichen Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten passen), regelt § 9 Abs. 4 Satz 6 EStG n. F., dass „erste Tätigkeitsstätte“ diejenige ist, die der Arbeitgeber bestimmt. Unterlässt der Arbeitgeber auch diese Bestimmung, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte maßgebend (§ 9 Abs. 4 Satz 7 EStG n. F.)

Auf den möglichen qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers kommt es zukünftig nicht mehr an. Der Gesetzgeber hat sich gegen die Aufnahme dieses Kriteriums wegen der Streitanfälligkeit entschieden. Damit verliert die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs, im Zusammenhang mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Dezember 2011, zum 1. Januar 2014 seine Wirkung.

4.) Sonderfall: Weitläufiges Arbeitsgebiet

Neu ist, dass für den Fall eines weitläufigen Arbeitsgebietes der Arbeitnehmer für Fahrten von seiner Wohnung zu einem bestimmten Punkt dieses weitläufigen Arbeitsgebietes nur die Entfernungspauschale ansetzen kann. Dies gilt, wenn der Arbeitnehmer:

  • diesen Ort nur aufsucht, um von dort aus seine Auswärtstätigkeit aufzunehmen (z.B. Fahrten zu einem Busdepot) oder
  • in einem weiträumigen Gebiet tätig ist, das er immer wieder von ein und demselben Zugang betritt (z.B. Briefzusteller, Forstarbeiter)

Angesetzt werden die Fahrten von der Wohnung bis zum Zugang zu dem weitläufigen Arbeitsgebiet. Für alle Fahrten innerhalb des weitläufigen Arbeitsgebiets oder für Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang sind die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz zu berücksichtigen.

5.) Beispiele Fahrtkosten

a.) A ist Arbeitnehmer und ist drei Tage in der Woche im Büro seines Arbeitsgebers und an den übrigen Tagen in der Woche auf zwei Baustellen eingesetzt. Eine Zuordnung durch seinen Arbeitgeber ist nicht erfolgt.

=> Erste Tätigkeitsstätte ist das Büro seines Arbeitgebers

b.) A ist Filialleiter und betreut fünf Filialen. Sein Arbeitgeber hat arbeitsrechtlich keine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet. A ist an jeder Filiale einen Tag tätig.

=> Da weder eine Zuordnung erfolgt ist, noch eine Zuordnung nach quantitativen Kriterien möglich ist, gilt die Filiale, die am dichtesten an A seiner Wohnung liegt, als erste Tätigkeitsstätte; alle Fahrten zwischen weiteren Filialen gelten als Dienstreisen.

II. Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)

1.) Verpflegungspauschalen

Das bisherige 3-stufige System der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wird aufgegeben zugunsten eines 2-stufigen Systems. Der bisherige niedrigste Pauschbetrag in Höhe von 6 Euro für Abwesenheitszeiten von mindestens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt vollständig. Folgende Pauschalen können gemäß § 9 Abs. 4a EStG n. F. künftig steuerfrei gezahlt bzw. als Werbungskosten/Betriebsausgaben abgezogen werden:

  • bei eintägigen Auswärtstätigkeiten ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden => 12,00 €
  • bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag (gleich welcher Dauer) => 12,00 €
  • bei Auswärtstätigkeiten mit 24-stündiger Abwesenheit => 24,00 €
2.) Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag

Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach auswärtig tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.

3.) Unterbrechungszeiten (Dreimonatsfrist)

Bei der Dreimonatsfrist muss es sich bei der Unterbrechungshandlung nicht mehr nur um berufliche Tätigkeiten. Zukünftig ist es gleichgültig, ob der Arbeitnehmer aus privaten (wie zum Beispiel Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen seine Tätigkeit unterbricht. Voraussetzung ist, dass die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert.

4.) Auslandstätigkeiten

Für Auslandstätigkeiten geltend die für Inlandsreisen dargestellten Grundsätze entsprechend. Die Verpflegungspauschalen werden aber Länderweise gestaffelt. Die genauen Tagegelder für Auslandsreisen werden Mitte Dezember 2013 bekannt gegeben.

5.) Beispiele Verpflegungsmehraufwendungen

a.) Arbeitnehmer A tritt am ersten Tag seine Inlandreise um 16 Uhr an und kehrt am übernächsten Tag um 18 zurück. Folgende Pauschalen können steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten angesetzt werden:

erster Tag: (Anreisetag) => 12,00 Euro
zweiter Tag: => 24,00 Euro
letzter Tag: (Abreisetag) => 12,00 Euro
Summe: 48,00 Euro

b.) Arbeitnehmer A führt am 10.01.2014 folgende Auswärtstätigkeit durch:

  • 9 Uhr bis 11 Uhr = Kundenbesuch in Wuppertal (Reiseende im Betrieb) => 2,00 Stunden
  • 15 Uhr bis 22 Uhr = Reisebeginn im Betrieb Kundenbesuch in Köln (Reiseende zu Hause) => 7,00 Stunden
  • Summe 9,00 Stunden
  • Verpflegungsmehraufwendungen für die eintägige Reise => 12,00 Euro

c .) Arbeitnehmer A ist beauftragt von Januar bis Juni 2014 bei einem Kunden einen Auftrag auszuführen. Der Beschäftigte ist krankheits- bzw. urlaubsbedingt im März für vier Wochen nicht berufstätig.

Verpflegungsmehraufwendungen können für die Monate Januar bis Februar steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten geltende gemacht werden. Die Unterbrechungsdauer im März beträgt mindestens 4 Wochen, so dass mit erneuter Aufnahme der Tätigkeit am Tätigkeitsort eine neue dreimonatige Tagegeldfrist zu laufen beginnt. Für die Monate April, Mai und Juni besteht die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei zu erstatten bzw. als Werbungskosten geltend zu machen.

III. Gestellung von Mahlzeiten

Neu geregelt wird auch die steuerliche Behandlung bei der Überlassung von Mahlzeiten an den Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG n. F. bestimmt, dass ab dem 01. Januar 2014 generell für angemessene Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber (selbst oder von ihm veranlasst durch einen Dritten) dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung zur Verfügung stellt, der Sachbezugswert anzusetzen ist. Angemessen ist eine Mahlzeit, wenn die Kosten für diese 60,00 € nicht übersteigt (bisher maximal 40,00 €). Der Ansatz des Sachbezugswert unterbleibt, wenn für den Arbeitnehmer ein entsprechender Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a EStG n. F. (Verpflegungspauschalen)in Betracht käme (sog. Besteuerungsverzicht).

Stattdessen muss der Arbeitgeber zukünftig die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale kürzen, wenn er oder andere ihm eine Mahlzeit zur Verfügung stellt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG n. F.). Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 Prozent (4,80 €) und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent der Verpflegungskosten (9,60 €) für einen vollen Kalendertag, also 24,00 €. Auf die Kürzung werden Eigenzahlungen des Arbeitnehmers angerechnet (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG n. F.). Zusätzlich hat der Arbeitgeber auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung noch den Buchstaben „M“ zu bescheinigen. Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, braucht keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten vorgenommen werden. Nur der Buchstabe „M“ muss bescheinigt werden.

Der Arbeitnehmer kann bei entsprechender Erstattung von Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber keinen Werbungskostenabzug (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG n. F.) mehr geltend machen. Nur wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit selbst bezahlt, kann er ungekürzte Verpflegungspauschalen vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Werden dagegen vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt und sind die Voraussetzungen für eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand nicht erfüllt (z.B. weil die Abwesenheitszeit unter 8 Stunden liegen oder nicht aufgezeichnet wurden), muss der Sachbezugswert individuell oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG n. F. pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Beispiel:

Gestellung von Mahlzeiten

Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt.

A erhält zusätzlich eine Verpflegungspauschale. => Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. A kann folgende Pauschalen geltend machen:

  • Anreisetag: 12,00 Euro
  • Zwischentag: 24,00 Euro
  • Abreisetag: 12,00 Euro
  • Kürzung für zwei Frühstücke: 9,60 Euro (2 x 4,80 Euro)

IV. Unterkunftskosten

1.) Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit

Übernachtungskosten die beruflich veranlasst und an anderen Tätigkeitsstätten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG n. F.). Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtung unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden.

Neu dagegen ist, dass für längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte der Abzug bzw. die Erstattung der Unterkunftskosten auf 1.000,00 Euro im Monat beschränkt wird. Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen nur maximal 1.000,00 Euro monatlich steuerfrei erstattet werden.

2.) Anwendung der 48-Monatsfrist

Maßgeblich für den Beginn der 48- Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem 01. Januar 2014 liegt. Aus Vereinfachungsgründen ist es allerdings nicht zu beanstanden, wenn die abziehbaren Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf 1.000,00 € begrenzt werden.

3.) Bei Doppelter Haushaltsführung

Zukünftig dürfen die tatsächlich entstandenen Kosten für die Unterkunft im Rahmen der doppelten Haushaltsführung bis maximal 1.000,00 Euro monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG n. F.). Unerheblich ist also wie groß die Wohnung und wie hoch der Mietpreis pro Quadratmeter ist. Der Höchstbetrag von 1.000,00 Euro umfasst alle für die Unterkunft entstehenden Aufwendungen, wie z. B. Kaltmiete, alle Neben- und Betriebskosten, Miete für Parkplätze und Garagen bzw. Kosten für die Gartennutzung.

4.) Beispiele Unterkunftskosten

a.) Arbeitnehmer A hat seine Tätigkeit am 15.Juli 2010 an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte aufgenommen und soll dort bis zum 31. Dezember 2015 tätig sein.

=> Die 48-Monatsfrist beginnt am 16. Juli 2010 und endet mit Ablauf des 15 Juli 2014. Nach Ablauf dieser Frist können grundsätzlich Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000,00 € berücksichtigt werden. Aus Vereinfachungsgründen ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn diese Begrenzung der Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat angewendet wird, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet. Dies wäre dann ab August 2014.

b.) Die Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft (Miete inkl. sämtlicher Nebenkosten) durch den Arbeitnehmer betragen bis zum 30. Juni 2014 monatlich 990,00 €. Ab dem 01. Juli 2014 wird die Mietet um 20,00 € erhöht, so dass ab diesem Zeitpunkt die monatlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft 1.010,00 € betragen.

=> In den Monaten Januar bis Juni können die Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft in voller Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

=> Ab Juli ist die Beschränkung auf den Höchstbetrag von 1.000,00 € zu beachten. Es ist nach der Auffassung der der Finanzverwaltung zulässig, die übersteigenden Aufwendungen mit dem nicht aufgebrauchten Höchstbetrag der Monate Januar bis Juni zu verrechnen.

Abzugshöhe 2014:

1.010,00 € x 6 Monate: 6.060,00 €
990,00 € x 6 Monate: 5.940,00 €
Gesamt: 12.000,00 €

Abziehbar sind Aufwendungen in Höhe von 12.000,00 €, weil der nicht aufgebrauchte Höchstbetrag der Monate Januar bis Juni mit dem Zeitraum Juli bis Dezember verrechnet wird. Ein Vortrag nicht ausgeschöpfter Beträge über den Jahreswechsel scheidet aber aus.

5.) Anwendung

Die vorstehenden Änderungen sind ab dem 01. Januar 2014 anzuwenden. Die dargestellten Änderungen beziehen sich ausschließlich auf die Behandlung beim Arbeitnehmer. Für den unternehmerischen Bereich ist von der Finanzverwaltung für Mitte Dezember 2013 ein weiteres BMFSchreiben angekündigt.

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