Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Neunzehn Jahre ist es her, dass sich das BMF zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung bei datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystemen geäußert hat. Nun wurde das längst durch den technischen Fortschritt überholte Schreiben aus dem Jahr 1995 durch ein neues BMF-Schreiben ersetzt. Dieses Schreiben bringt auch neue Erkenntnisse hinsichtlich der digitalen Aufbewahrung von Unterlagen und dem sogenannten ersetzenden Scannen.

Zunächst stellt das BMF klar, dass sich durch die neuen Grundsätze nichts an der materiellen Rechtslage geändert hat. Ausführlich werden die allgemeinen Anforderungen, die an die Führung von elektronischen Büchern geknüpft sind, dargestellt. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen sei nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen. So sei der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, der Vollständigkeit, der Richtigkeit, der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, der Ordnung und der Unveränderbarkeit zu beachten.

Bezüglich der Digitalisierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen führt die Verwaltung aus, dass diese geordnet aufbewahrt werden müssen. Ein bestimmtes Ordnungssystem sei dabei nicht vorgeschrieben. Die Ablage könne z.B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen sei der Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es müsse sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Unterlagen prüfen kann. Die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen könnten dabei bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

Hinweis: Rein elektronische Unterlagen dürfen daher nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDFFormat oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt auch für eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).