Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)
Wie von der Bundessteuerberaterkammer gefordert (wir berichteten in der Dezemberausgabe) nimmt die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben auch Bezug darauf, wie bei der Digitalisierung von Papierbelegen zu verfahren ist und ob diese im Anschluss vernichtet werden können. Hierzu führt die Verwaltung aus, dass ein entsprechendes Verfahren zur Digitalisierung dokumentiert werden müsse. Hierzu soll der Steuerpflichtige eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:
- wer scannen darf,
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z.B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
- welches Schriftgut gescannt wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems.
Eine vollständige Farbwiedergabe ist dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).
Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Scanvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt werden.
Nach dem Einscannen dürfen laut Finanzverwaltung die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige müsse entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.
Schließlich stellt die Finanzverwaltung noch fest, dass bei einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, der zum Verwerfen der Buchführung führt, soweit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt sind.
Hinweis: Die Aussagen sind zu begrüßen und schaffen Rechtssicherheit dahingehend, dass Rechnungen nach dem Scannen vernichtet werden können, soweit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Auch dass die Verwaltung keine überzogenen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation stellt und hiervon nicht die Beweiskraft der Buchführung abhängig macht, ist ein wichtiger Schritt hin zum Bürokratieabbau. Dieses endgültige BMF-Schreiben ist zwar im Vergleich zum Entwurf vor rund einem Jahr deutlich entschärft worden. Ob alle Unternehmen das intern so umsetzen können, erscheint fraglich. Der technische Fortschritt wird weitere Anpassungsmaßnahmen hervorrufen. Wenn Sie Interesse an einer digitalisierten Abwicklung Ihrer Buchhaltung ohne den lästigen Transfer von Papierbelegen haben, so sprechen Sie uns an! Wir haben die passende Lösung für Sie!