Ordnungsgemäße Führung von Büchern in elektronischer Form

Ersetzendes Scannen

Die Bundessteuerberaterkammer hatte von der Finanzverwaltung gefordert, sich dazu zu äußern, ob im Fall einer digitalisierten Buchführung, also einer Buchführung anhand von eingescannten Belegen, eine Vernichtung der Originalbelege erfolgen kann. Dieser Forderung ist die Verwaltung in ihrem Schreiben nachgekommen.

• Die Finanzverwaltung hat keine Bedenken dagegen, dass Belege, die durch Scannen digitalisiert wurden, im Anschluss vernichtet werden.
• Jedoch sollte der Arbeitsablauf unbedingt in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. In dieser sollte u.a. geregelt werden
  • wer scannt,
  • wie und wann die Vernichtung der Papierbelege erfolgt,
  • wer die Belege vernichtet,
  • welche Archivierungssysteme eingesetzt werden,
  • wie die Unveränderbarkeit der Belege sichergestellt wird.

Der Einsatz des ersetzenden Scannens kann für Unternehmer eine nicht unbeachtliche Zeit- und Kostenersparnis bedeuten. Gerade bei Unternehmen, die eine große Anzahl von Belegen aufbewahren müssen, können so Archivierungskosten gespart werden. Durch eine Digitalisierung der Buchführungsunterlagen kann ein optimaler Austausch von Belegen und Auswertungen zwischen den Unternehmern und der Steuerkanzlei erfolgen. Dies spart Wege und Zeit!

Die Anforderungen an die Ausgestaltung der Buchführung hängen sicherlich von der Größe und der Art des Betriebes ab. Wichtig ist, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Unternehmens verschaffen kann. Dafür müssen sich die Geschäftsvorfälle zeitlich und in ihrer Abfolge lückenlos verfolgen lassen.

Hinweis: Haben Sie Interesse an einer Digitalisierung Ihrer Buchführung ggf. unter Einsatz des ersetzenden Scannens? Dann sprechen Sie uns an. Wie beraten Sie gerne und erarbeiten mit Ihnen die beste Lösung für Ihr Unternehmen.