Vorsicht: EC-Kartenzahlungen nicht ins Kassenbuch eintragen

In bargeldintensiven Betrieben werden ECKartenumsätze in der Buchführung oft wie folgt gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Dabei werden häufig jedoch nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten. Vielmehr wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

Gegenüber dem Deutschen Steuerberaterverband hat sich nun das Bundesfinanzministerium dahingehend geäußert, dass die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel bei der Kassenführung darstellt.

Dabei stellt sich das Finanzministerium auf den Standpunkt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu buchen sind. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung eines Sachverhalts hänge jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Hinweis: Erste Erfahrungen zeigen, dass dies in der Praxis schwierig ist, besonders auch dann, wenn die Entgelte nach unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufgezeichnet werden müssen. Die Finanzverwaltung zeigt sich trotzdem hartleibig. Um Hinzuschätzungen aufgrund „formeller“ Mängel in der Kassenführung zu vermeiden, empfiehlt es sich, der Auffassung der Finanzverwaltung zu folgen.