Diese Unterlagen können Sie in 2018 vernichten
Steuerpflichtige, insbesondere Kaufleute, sind gesetzlich verpflichtet, Unterlagen bzw. Belege aufzubewahren, wenn diese die Grundlage für die Buchführung und den Jahresabschluss bilden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 oder 10 Jahre. Die folgenden schriftlich oder elektronisch erstellten Geschäftsunterlagen können somit im Jahr 2018 vernichtet werden:
- Buchungsbelege, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide oder Kontoauszüge aus dem Jahr 2007 oder früher,
- Inventare, die bis zum 31. Dezember 2007 aufgestellt worden sind,
- Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2007 oder früher erfolgt ist,
- Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2007 oder früher aufgestellt wurden,
- Lohnunterlagen für die Sozialversicherung für 2011 bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres,
- Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2011 und früher,
- erhaltene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher erhalten oder versandt wurden oder
- sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege, z.B. Ein- und Ausfuhrbelege, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge aus 2011 oder früher
von Bedeutung sind.
Sind die Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen oder sprechen keine anderen Gründe gegen eine Vernichtung, kann es trotzdem sinnvoll sein, die Unterlagen länger aufzubewahren, etwa, wenn aktuell relevante Vorgänge, deren Ursachen weit zurückliegen, nachvollzogen werden müssen. Außerdem gibt es zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen außerhalb der steuerlichen Aufbewahrungspflichten, wie etwa im Bereich des Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes, die eine Aufbewahrung vorschreiben.
Interne Aufzeichnungen, wie etwa Kalender oder Arbeitsberichte, sind nicht aufbewahrungspflichtig. Ob und wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich allein nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.
Hinweis: Bilanzierende müssen eine Rückstellung für ihre Aufbewahrungspflichten bilden
Nicht aufbewahrungspflichtig sind Unterlagen außerhalb der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Das betrifft vor allem Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften, wie etwa Vermietungseinkünften, Kapitaleinkünften sowie Arbeitnehmer oder Rentner. Aber auch Belege im Zusammenhang mit Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Werden diese nach der Veranlagung vom Finanzamt zurückgeschickt, kann der Steuerpflichtige sie anschließend vernichten. Das gilt auch, wenn die Steuer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung festgesetzt wurde. Werden die Daten der Steuererklärung mit dem Programm ELSTER übermittelt, sind die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft/Rechtskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren.
Hinweis: Eine gesonderte Aufbewahrungspflicht trifft alle Steuerpflichtigen mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr. Die erstmals ab 2010 eingeführte 6-jährige Aufbewahrungspflicht umfasst die Aufzeichnungen und Unterlagen für diese Überschusseinkünfte und ist ab Beginn des Kalenderjahres zu erfüllen, nach dem die Summe überschritten wurde.
Eine weitere Besonderheit gibt es für private Auftraggeber, die Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen (z.B. Bauleistungen, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, die Vermietung von Containern sowie Architektenleistungen, die Leistungen von Gärtnern und Reinigungsfirmen): diese Rechnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Hinweis: Lieferscheine wurden aus der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht ausgenommen. Diese können nun vernichtet werden, wenn die Rechnung eingegangen ist bzw. versendet wurde. Ist der Lieferschein jedoch Rechnungsbestandteil, weil die Rechnung auf den Lieferschein Bezug nimmt, ist dieser zusammen mit der Rechnung aufzubewahren. Gehen Sie auf Nummer sicher und bewahren Sie die Lieferscheine im Zweifelsfall auf.
Vielmehr wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).
Gegenüber dem Deutschen Steuerberaterverband hat sich nun das Bundesfinanzministerium dahingehend geäußert, dass die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel bei der Kassenführung darstellt.
Dabei stellt sich das Finanzministerium auf den Standpunkt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu buchen sind. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung eines Sachverhalts hänge jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.
Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.
Hinweis: Erste Erfahrungen zeigen, dass dies in der Praxis schwierig ist, besonders auch dann, wenn die Entgelte nach unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufgezeichnet werden müssen. Die Finanzverwaltung zeigt sich trotzdem hartleibig. Um Hinzuschätzungen aufgrund „formeller“ Mängel in der Kassenführung zu vermeiden, empfiehlt es sich, der Auffassung der Finanzverwaltung zu folgen.