Steuer-News-Archiv
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Donnerstag, 01.10.2015

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Registrierkassen stehen häufig im Fokus der Betriebsprüfung. Der Bundesrechnungshof hat in diesem Zusammenhang bemängelt, dass „Manipulationen“ daran ohne weiteres möglich seien. Um eine bessere Überprüfbarkeit der Kassensysteme sicher zu stellen und den Ausführungen des Bundesrechnungshofes gerecht zu werden, hat die Finanzverwaltung bereits im Jahr 2010 ein BMFSchreiben auf den Weg gebracht, in dem die Anforderungen an moderne Kassensysteme neu geregelt werden.

Die aufzubewahrenden Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist ebenfalls nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Hinweis: Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bitte beachten Sie die neuen Anforderungen insbesondere bei der Neuanschaffung von Registrierkassen.

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