Anerkennung von elektronisch übermittelten Kontoauszügen

In der Vergangenheit ließ die Finanzverwaltung elektronisch übermittelte Kontoauszüge nicht als Buchungsbeleg zu. Nach einer Anfrage der Deutschen Kreditwirtschaft und des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken hat sie aber nun ihre restriktive Auffassung aufgegeben.

Die Deutsche Kreditwirtschaft hatte insbesondere kritisiert, dass an Kontoauszüge strengere Anforderungen gestellt wurden als z.B. an elektronisch übermittelte Rechnungen, die per EMail übermittelt werden können und den Belegnachweis erfüllen.

In ihrem Schreiben weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten der elektronischen Kontoauszüge wie auch bei elektronischen Rechnungen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen sind.

Sie regt weiter an, dass die Banken ihren Kunden innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kostenlose Zweitschriften der Kontoauszüge bereitstellen, um sicher zu gehen, dass zu keinem Zeitpunkt die Gefahr besteht, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung fehlende Kontoauszüge nicht nachgeliefert werden können.

Hinweis: Zu dieser in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung längst überfälligen Klarstellung der Finanzverwaltung ist anzumerken, dass für elektronische Kontoauszüge auch die Vorschiften der GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, zu beachten sind. So müssen die elektronischen Kontoauszüge für einen Zeitraum von 10 Jahren in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie beim Steuerpflichtigen eingehen (z.B. als PDFDatei). Eine Aufbewahrung der Ausdrucke der Kontoauszüge ist nicht ausreichend! Zudem muss sichergestellt sein, dass die Kontoauszüge ab Eingang beim Steuerpflichtigen unveränderbar sind. Der Steuerpflichtige muss die elektronischen Kontoauszüge jederzeit für einen Datenzugriff seitens der Finanzverwaltung bereithalten.