Freitag, 01.01.2016

Diese Unterlagen können Sie in 2016 vernichten

Steuerpflichtige, insbesondere Kaufleute, sind gesetzlich verpflichtet, Unterlagen bzw. Belege aufzubewahren, wenn diese die Grundlage für die Buchführung und den Jahresabschluss bilden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 oder 10 Jahre. Die folgenden schriftlich oder elektronisch erstellten Geschäftsunterlagen können somit im Jahr 2016 vernichtet werden:

Buchungsbelege, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide oder Kontoauszüge aus dem Jahr 2005 oder früher,
Inventare, die bis zum 31. Dezember 2005 aufgestellt worden sind,
Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2005 oder früher erfolgt ist,
Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2005 oder früher aufgestellt wurden,
Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres,
Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2009 und früher,
erhaltene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, die 2009 oder früher erhalten oder versandt wurden oder
sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege, z. B. Einund Ausfuhrbelege, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge aus 2009 oder früher.
Es gibt allerdings zahlreiche Ausnahmen, die auch nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht einer Vernichtung entgegenstehen. So dürfen die o.g. Unterlagen dann nicht vernichtet werden, wenn sie
für eine begonnene Außenprüfung,
für anhängige steuerstrafoder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
für ein schwebendes oder wegen einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
zur Begründung von Anträgen beim Finanzamt,
bei vorläufigen Steuerfestsetzungen oder
für Vorsteuerberichtigungstatbestände

von Bedeutung sind.

Sind die Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen oder sprechen keine anderen Gründe gegen eine Vernichtung, kann es trotzdem sinnvoll sein, die Unterlagen länger aufzubewahren, etwa wenn aktuell relevante Vorgänge, deren Ursachen weit zurückliegen, nachvollzogen werden müssen. Außerdem gibt es zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen außerhalb der steuerlichen Aufbewahrungspflichten, wie etwa im Bereich des Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes, die eine Aufbewahrung vorschreiben.

Interne Aufzeichnungen, wie etwa Kalender oder Arbeitsberichte, sind nicht aufbewahrungspflichtig. Ob und wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich allein nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Hinweis: Bilanzierende müssen eine Rückstellung für ihre Aufbewahrungspflichten bilden.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind Unterlagen außerhalb der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Das betrifft vor allem Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften, wie etwa Vermietungseinkünften, Kapitaleinkünften sowie Arbeitnehmer oder Rentner. Aber auch Belege im Zusammenhang mit Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Werden diese nach der Veranlagung vom Finanzamt zurückgeschickt, kann der Steuerpflichtige sie anschließend vernichten. Das gilt auch, wenn die Steuer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung festgesetzt wurde. Werden die Daten der Steuererklärung mit dem Programm ELSTER übermittelt, sind die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft/ Rechtskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren.

Hinweis: Eine gesonderte Aufbewahrungspflicht trifft alle Steuerpflichtigen mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr. Die erstmals ab 2010 eingeführte 6-jährige Aufbewahrungspflicht umfasst die Aufzeichnungen und Unterlagen für diese Überschusseinkünfte und ist ab Beginn des Kalenderjahres zu erfüllen, nach dem die Summe überschritten wurde.

Eine weitere Besonderheit gibt es für private Auftraggeber, die Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen (z. B. Bauleistungen, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, die Vermietung von Containern sowie Architektenleistungen, die Leistungen von Gärtnern und Reinigungsfirmen). Die Rechnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Hinweis: Das Gesetz zur Verkürzung der Aufbewahrungspflichten ist mehrfach im Vermittlungsausschuss gescheitert und liegt daher immer noch auf Eis. Es bleibt daher also vorerst bei den bisherigen Aufbewahrungspflichten.

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