Anwendungserlass zur Kassennachschau
Seit dem 1. Januar 2018 steht der Finanzverwaltung das Instrument der sogenannten Kassennachschau zur Verfügung, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu überprüfen. Bis jetzt hielten sich die Finanzämter bei der Durchführung einer Kassennachschau noch zurück. Dies dürfte sich jedoch bald ändern, denn das BMF hat nun seinen Anwendungserlass zur Kassennachschau veröffentlicht, welcher den Finanzbeamten als Leitfaden bei der Durchführung einer Kassennachschau dienen wird. Hier ist insbesondere auf folgende Punkte hinzuweisen:
Ziel der Kassennachschau
Die Kassennachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung.
Betroffene Kassen- und Aufzeichnungssysteme
Der Kassennachschau unterliegen u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Durchführung eines Kassensturzes
Der Prüfer (Amtsträger) kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. „Kassensturz“ verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind.
Keine Ankündigung
Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung. Deshalb gelten die Vorschriften für eine Außenprüfung nicht. Die Kassennachschau wird nicht angekündigt!
Wann und wo wird eine Kassennachschau durchgeführt?
Im Rahmen der Kassennachschau dürfen Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die land- und forstwirtschaftlich, gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen nicht im Eigentum der Steuerpflichtigen stehen. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassennachschau nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine Durchsuchung. Die Kassennachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
Ausweispflicht des Finanzbeamten
Sobald der Amtsträger der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem zugänglich zu machen oder Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen, Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt oder den Steuerpflichtigen auffordert, Auskunft zu erteilen, hat er sich auszuweisen.
Hinweis: Betroffene sollten sich den Ausweis des Prüfers genau anschauen und z.B. auf Echtheit prüfen soweit möglich.
Durchführung auch ohne Anwesenheit des Steuerpflichtigen möglich
Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassennachschau aufzufordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.
Hinweis: Auch hier stellt sich die Frage, welche Personen tatsächlich dazu in der Lage und befugt sind.
Beobachtung der Kassiervorgänge
Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassennachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.
Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen
Die Aufforderung zur Duldung der Kassennachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen werden kann (z.B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises). Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassennachschau verpflichtet. Der Steuerpflichtige hat auf Verlangen des Amtsträgers für einen vom Amtsträger bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen zu gewähren. Der Amtsträger kann in diesen Fällen auch schon vor dem 1. Januar 2020 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Nach dem 31. Dezember 2019 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen. Auf Anforderung des Amtsträgers sind die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen, d.h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen. Darüber hinaus sind Auskünfte zu erteilen. Bei Nichtanwesenheit des Steuerpflichtigen gelten die dargestellten Mitwirkungspflichten für Personen die Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen haben entsprechend.
Übergang zur Außenprüfung
Zu Dokumentationszwecken ist der Prüfer berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder nach dem 31. Dezember 2019 der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Die Entscheidung zum Übergang zu einer Außenprüfung ist eine Ermessensentscheidung. Anlass zur Beanstandung kann beispielsweise auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können. Der Übergang zur Außenprüfung ist dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen.
Rechtsbehelfe
Da die Kassennachschau keine Außenprüfung ist, wird kein Prüfungsbericht gefertigt. Die Kassennachschau hemmt auch nicht die Festsetzungsfrist. Im Rahmen der Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte und geänderte Steuerbescheide können mit dem Einspruch angefochten werden.
Hinweis: Die Kassennachschau ist für die Finanzverwaltung ein probates Mittel, um Mängel in der Kassenführung aufzudecken. Das größte Problem für die Steuerpflichtigen wird in der Praxis die Durchführung des Kassensturzes sein. Oftmals führen die Steuerpflichtigen den Kassensturz nicht nach jedem Geschäftsschluss durch oder dokumentieren diesen nicht ordnungsgemäß. Wird im Rahmen der Kassennachschau ein Kassensturz durchgeführt und festgestellt, dass der Ist-Bestand der Kasse mit dem Eintrag im Kassenbuch nicht übereinstimmt, liegt hier ein schwerwiegender Mangel in der Kassenführung vor, wie die Rechtsprechung mehrfach bestätigt hat. Diesen wird die Finanzverwaltung als Anlass für Hinzuschätzung zu den Barumsätzen nehmen. Sie sollten auch das Bedienpersonal Ihrer Kasse auf die Kassennachschau vorbereiten, damit diese wissen was zu tun ist, wenn eine Kassennachschau stattfindet.